کاربرد هوش مصنوعی و تحلیل گری داده در مدیریت عملکرد و جبران خدمات

ارزیابی عملکرد کارکنان از مهمترین و البته دشوارترین مسئولیت‎های یک مدیر است. فرایندی زمان ‎بر که معمولا چند هفته و حتی گاهی چند ماه صرف انجام بررسی های مربوط به آن می شود. کارکنان نیز در این فرایند باید پرسشنامه های طولانی و فرم های مفصلی را تکمیل کنند که به ‎احتمال زیاد برایشان کسل کننده و ناخوشایند است. داده هایی که در طول این فرایند گرد آوری می شوند، اغلب باکیفیت و به هنگام نیستند و چندان زمینه‎ساز ارزیابی موثری نمی‎ شوند. علاوه براین انتظار می‎ رود بهره ‎وری سازمان در طول دورۀ فعالیت ارزیابی کاهش یابد، زیرا کل کارکنان به جای تمرکز بر وظایف جاری خود، بیشتر درگیر پر کردن فرم ها و ارائه مستندات مربوطه بوده و اغلب سطحی از اضطراب و تنش را نیز تجربه می‎کنند. مدیران ارشد و تیم منابع انسانی سازمان‎ها نیز به‎ دلیل درگیری زیادی که در این دوره دارند، عملکردشان در حوزه‎های دیگر مسئولیت معمولا افت می‎کند.

در رویکرد سنتی مدیریت عملکرد، مدیران باید تنها به نظر خودشان درباره عملکرد یک فرد تکیه کنند و در ضمن مسئول ارائۀ بازخورد به کارکنان نیز خودشان هستند. مدیران باید کارهای زیادی از جمله رتبه بندی کارکنان، یافتن دوره های آموزشی مناسب، ارائه بازخورد در مورد عملکرد و تعیین اهداف آتی را برای کارکنانشان انجام دهند. از آنجا که مدیران مجبورند تمامی این اقدامات را برای تعداد زیادی از کارکنان انجام دهند، کار برایشان سخت می‎شود و منجر به مسائلی مانند اشتباهات بر اثر خستگی و عجله، سوگیری های نا خودآگاه و نتیجه گیری بر اساس داده های ناقص می‎گردد. از آنجایی که مدیریت عملکرد مبتنی بر هوش مصنوعی، داده را محور کار خود قرار می‎دهد، با احتمال بالایی سلیقه یا علاقۀ شخصی در آن دخیل نخواهد شد.

بررسی های مرسوم عملکردی معمولا بر اساس داده های محدود موجود و شاخص های عملکردی ذکر شده در فرم ارزیابی انجام می شوند، اما در سیستم های مدیریت عملکرد مبتنی بر هوش مصنوعی، داده های بسیاری از منابع متنوع بررسی می شوند. هوش مصنوعی به سازمان امکان گرد آوری مداوم داده ها از منابع مختلفی مانند ارتباطات نوشتاری بین کارکنان، رویدادهای حرفه ای و شبکه های اجتماعی سازمانی را می دهد. بنابراین سیستم می تواند اطلاعات به هنگام در مورد نحوۀ عملکرد افراد را ارائه دهد، که به مدیران کمک می کند تصمیم های سریعی اتخاذ کرده و به کارکنان بازخورد فوری ارائه کنند.

با کمک ابزارهای هوش مصنوعی نه تنها می توانید عملکرد فعلی کارکنان را ارزیابی نمایید، بلکه روند عملکرد آنان در طول زمان از گذشته تا آینده را نیز تحلیل و پیش بینی کنید. ابزارهای هوش مصنوعی می توانند با تحلیل داده های مختلف و بررسی الگوهای به دست آمده، جزئیات عملکرد کارکنانتان مانند نقاط قوت و ضعف، روند آتی عملکرد و همینطور چالش های موجود احتمالی را شناسایی کنند. سیستم های مبتنی بر هوش مصنوعی همچنین می توانند به مدیران بگویند که کارکنان چه زمانی شایستۀ تشویق و قدردانی هستند و چه زمانی به حمایت و مربی گری بیشتری نیاز دارند تا به آن ها در بهبود بخش های خاصی از عملکردشان کمک کنند. بدین‎ ترتیب سازمان شما می تواند از عملکرد کارکنان خود در آینده به‎میزان قابل توجهی اطمینان یافته و اگر نتیجۀ پیش بینی ها رضایت بخش نبود، با کمک هوش مصنوعی به برنامه ریزی برای جایگزینی آنان بپردازد.

هنگام تعیین اهداف برای کارکنان، جدول زمانی و فهرست فعالیت ها برای دستیابی به آن تعیین می شود. مدیریت عملکرد مبتنی بر هوش مصنوعی می تواند نظارت و کنترل این اهداف برای سازمان را تسهیل نماید. اگر فرد زودتر از بازه زمانی مقرر فعالیت های خود را به اتمام برساند، هوش مصنوعی می تواند پاداش هایی را توصیه کند. اگر عملکرد در مسیر درست قرار نداشت و از مسیر خود منحرف شد، هوش مصنوعی می تواند فرد را آگاه کند و همچنین روش‎هایی برای ارتقای بهره وری به‎وی پیشنهاد دهد. همچنین اگر کارکنان در برخی زمینه ها نیاز به بهبود عملکرد داشته باشند، هوش مصنوعی می تواند سرفصل یا دورۀ آموزشی مشخصی را پیشنهاد دهد.

هوش مصنوعی حتی می تواند کارکنان را بر اساس سطح عملکردی و میزان رضایت سازمان از کارشان در گروه های مجزا دسته بندی کند. بدین وسیله سازمان می تواند استراتژی های مناسبی برای بهبود عملکرد افراد با کارایی پایین و یا افزایش انگیزۀ کارکنان ناراضی تدوین نماید. به عنوان مثال با گردآوری داده از طریق حسگرهایی که در اطراف محل کار یک کارمند تعبیه می‎کنید و تحلیل آن داده ها می توانید بفهمید که آیا او از کار روی یک پروژه خاص خوشحال است یا خیر. و یا می‎توانید دریابید اگر آن عضو تیم هنگام انجام وظایفش با چالشی مواجه شود، برای دریافت کمک به کدام منبع مراجعه می کند؟ سراغ یوتیوب و آپارات می رود، یا در وب سایت سازمان به دنبال پاسخ است، و یا شاید از هم تیمی های خود پرس وجو می کند. علاوه براین با کمک تحلیل داده های مرتبط می توانید پیش بینی کنید که اگر او با موفقیت پروژه ای را تحویل دهد، آیا می تواند با همان سرعت، دانش و علاقه، پروژۀ بعدی را نیز موفق به انجام رساند یا خیر. حتی اینکه کدام یک از کارکنانتان با توجه به مهارت ها و ویژگی های شان برای کدام پروژه مناسب تر هستند، از این طریق قابل پیش بینی می باشد.

راه حل های مبتنی بر هوش مصنوعی همچنین می توانند گردآوری و ارائه بازخوردهای به هنگام را تسهیل کنند و اینجاست که چت بات ها می توانند ارزش فوق العاده ای ایجاد نمایند. به عنوان بخشی از بررسی مداوم عملکرد، چت بات های هوش مصنوعی قادرند به صورت مستمر نظرسنجی ها و فرم‎های هوشمند را به کارکنان ارسال و نظرات، سوابق عملکردی و حتی چالش‎های کاری آنان را به‎صورت به‎هنگام گردآوری کنند. از آنجا که گپ زدن یکی از ویژگی های کلیدی چت بات هاست، پس کارکنانتان به جای پر کردن فرم های خسته کننده و ارسال ایمیل های بی پایان می‎توانند بازخورد خود را از طریق گفتگو با یک چت‎بات به اشتراک گذارند که احتمالاً روشی موثرتر و جذابتر برای اطمینان از مشارکت حداکثری آنان به ویژه نسل های جدیدتر است.

همچنین می توانید بر اساس نتایج نظرسنجی ها و خودارزیابی های افراد، به آنان توصیه های شخصی سازی شده توسط چت‎بات‎ها ارائه دهید. قابلیت های هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی که در چت بات ها تعبیه شده همچنین به مدیرانتان کمک می کند تا بدون صرف ماه ها زمان و بررسی تمامی پیام های بازخورد، بینش های ارزشمندی در مورد عملکرد کارکنان به دست آورند. چت بات ها به یاری شما می آیند تا زمان را بهتر مدیریت کنید، برای مثال مهلت های زمانی ارزیابی را به شما یادآوری می‎نمایند. آنها همچنین از توانایی هماهنگی جلسات ماهانه و فصلی ارزیابی نیز برخوردارند و در این حوزه نیز دست شما را می‎گیرند.

شرایط کاری این روزها مانند کار از راه دور و هیبریدی، مدیران را برای ارزیابی عملکرد افراد با چالش‎هایی مواجه کرده است. این شرایط جدید مستلزم افزایش اعتماد میان کارکنان و کارفرمایان است. اعتماد مبتنی بر این باور است که دیگران وظیفه خود را انجام می دهند و همانطور که از آن ها انتظار می رود، رفتار خواهند کرد. با این حال به نظر می رسد ردپای این ذهنیت که «اگر من نمی توانم شما را ببینم، مشخص است که کار نمی کنید» هنوز در افکار و اعمال اکثر کارفرمایان وجود دارد. بنابراین بسیاری از مدیرانی که نمی خواهند خدشه ای به روتین‎ها و روال‎های مدیریتی آنان وارد شود و فقط به اصل اعتماد تکیه کنند، استفاده از فناوری برای پیگیری عملکرد کارکنان را ترجیح می دهند. البته به کارگیری این رویکرد نیز نگرانی های خاص خود را به همراه دارد؛ اینکه افزایش نظارت بر کارکنان، باعث نقض حریم خصوصی آنان شود و ریسک کاهش اعتماد میان کارکنان و کارفرمایان را به دنبال داشته باشد. با این حال در دنیای داده محور تعجبی ندارد که از فناوری برای ردیابی فعالیت های کارکنان استفاده شود. از مزایای عمدۀ این روش می توان به گرد آوری خودکار داده ها و تحلیل آن اشاره کرد که به مدیران در درک نحوه عملکرد کارکنانشان و مواردی که نیاز به بهبود دارد، کمک می کند.

برگرفته از کتاب مدیریت منابع انسانی دیجیتال نوشته مهدی شامی زنجانی و محسنه اسدی، انتشارات آریاناقلم (۱۴۰۲)

برای تهیه کتاب کلیک کنید.