تدوین نقشه راه تحول دیجیتال (قسمت چهارم)

در قسمت اول تدوین نقشه راه تحول دیجیتال به اختصار به معرفی قطب‌نمای تحول دیجیتال پرداختیم. در قسمت دوم و سوم نیز دو جز از اجزای قطب‌نمای دیجیتال یعنی چارچوب‌بندی چالش دیجیتال و سرمایه‌گذاری متمرکز معرفی شدند. در این مطلب به سومین جز از این قطب‌نما، یعنی بسیج سازمان می‌پردازیم.

برنامه‌های بزرگ و تحول‌گرایانه تغییر، تنها زمانی موفق می‌شوند که رهبران قادر به کسب اعتماد کارکنان، جلب مشارکت و بسیج آنها برای اجرای برنامه مورد نظر باشند. تحول دیجیتال نیز از این قاعده مستثنی نیست.

آیا آرمان‌های خود را به‌طور موثر به سازمان خود انتقال می‌دهید؟

در مطلب قبل ضرورت بسیج تیم ارشد را برای تحول دیجیتال و نیز گرد هم آمدن پیرامون چشم‌انداز آینده را مورد بحث قرار دادیم. اما عده دیگری از افراد نیز وجود دارند که جلب همراهی آنها دشوارتر است؛ کل سازمان شما. شما باید به یک مدیر بازاریابی برای تبلیغ آرمان‌های تحول خود تبدیل شوید. ابتدا پیام‌های روشنی را برای سازمان خود ارسال کنید. اطمینان حاصل کنید که ارزش پیشنهادی شما شفاف است و برای افراد و واحدها دارای اهمیت می‌باشد. سپس، با به‌کارگیری تمامی کانال‌های موجود، به ترویج این آرمان‌ها در سطح وسیع بپردازید.

حرکت فرایند تحول خود را با ارسال پیام‌های روشن داخلی و بیرونی درباره اهمیت پدیده دیجیتال و تغییرات مورد انتظار ناشی از آن، آغاز کنید. این پیام‌ها می‌توانند اشکال گوناگونی داشته باشند. بعضی از آنها شاخص‌محور و یا عملکردمحور هستند. شما می‌توانید پیام خود را از روش‌های گوناگون ارسال کنید، آنچه اهمیت دارد این است که اینکار را آشکارا به منظور بسیج سازمان خود انجام دهید.

اما تنها ارسال پیام به کارکنان کافی نیست. برای ترویج آرمان‌های خود به طور موثر، باید منافع تحول دیجیتال را به‌روشنی تشریح کنید و توجه افراد کلیدی سازمان را به آن جلب نمایید. شما باید اینکه تحول در عصر دیجیتال چگونه روش کار افراد را بهبود خواهد بخشید و کار آنها را آسان‌تر، بهتر، سریع‌تر و یا رضایت‌بخش‌تر خواهد ساخت را به‌خوبی تشریح کنید. منافع تحول دیجیتال را به‌گونه‌ای در نظر بگیرید که برای آن دسته از افرادی که نقشی کلیدی در محقق ساختن چشم‌انداز شما دارند، قابل توجیه باشند.

اهمیت دادن به هریک از اجزاء و واحدها در تحول دیجیتال، به‌طور قابل ملاحظه‌ای تعامل افراد را افزایش خواهد داد. اگر کارکنان درک کنند که در کدام قسمت از چشم‌انداز دیجیتال می‌توانند فعالانه مشارکت کنند و چگونه این همکاری می‌تواند منافعی را برای کار آنها در پی داشته باشد، به حامیان تحول تبدیل خواهند شد.

برای بسیج سازمان در سطح وسیع و حصول اطمینان از اینکه این تغییر توسط همه کارکنان درک شده است، از تمام پلت‌فرم‌های دیجیتال موجود در سازمان خود (ویدئو، شبکه‌های اجتماعی سازمان، وب‌کست‌ها، اینترانت‌ها) استفاده کنید. کانال‌های سنتی خود را نیز به‌کار بگیرید. به خاطر داشته باشید، این ابزارها، فقط حاملی برای پیام‌ها هستند. شما باید روی (ماهیت) پیام‌ها نیز کار کنید. آنچه اهمیت دارد اعتبار این پیام‌ها است. برای حصول اطمینان از موفقیت‌آمیز بودن بسیج سازمان، بخش ارتباطات و بخش منابع انسانی داخلی شما می‌توانند متحدان بزرگی باشند. آنها را در یک برنامه ارتباطات دو طرفه وارد کنید. سپس پیام‌های مناسب را تنظیم کنید و فرایندی را برای تحلیل بازخوردها طراحی نمایید.

آیا شما زمینه را برای جلب مشارکت افراد ایجاد کرده‌اید؟

ایجاد حرکت سازمانی در مقیاس گسترده یک حق مدیریتی اعطا شده نیست، شما باید آن را بدست آورید! چگونه می‌توان این کار را به‌طور موثر انجام داد؟ ابتدا، با ترویج فعالانه رفتارهایی که نشان‌دهنده چشم‌انداز جدید هستند، رهبران شرکت را تشویق کنید که به الگوهای سازمانی تبدیل شوند. دوم، برنامه دقیق اجرای تحول را با مشارکت افرادی که مسئولیت موفقیت آن را بر عهده دارند، طراحی کنید. سوم، باورمندان واقعی را شناسایی و با خود همراه کنید، آن دسته از قهرمانان تحول که حاضرند برای تحقق این تغییر دست به ریسک بزنند. در نهایت پیروزی‌های سریعی را که نشان می‌دهند چگونه تحول دیجیتال می‌تواند به‌طور آشکار، کسب‌وکار را از هر دو منظر داخلی و بیرونی بهبود ببخشند، شناسایی کنید.

به عنوان یک رهبر، شما می‌توانید گذار به سوی دیجیتال را با تبدیل شدن به الگویی برای مهم‌ترین تصمیمات مدیریتی تحت تاثیر قرار دهید. برای برخی از رهبران کسب‌وکار که با حوزه فناوری آشنا هستند، عمل کردن به عنوان یک الگو بدیهی خواهد بود؛ در صورتی که برای سایر مدیران، ممکن است امری غیرطبیعی به‌نظر برسد. اما این کار، ارزش تلاش را دارد. منافع مشارکت مدیران در بلندمدت، بسیار بیشتر از تلاشی که صورت می‌گیرد اهمیت دارد.

فناوری‌های دیجیتال این امکان را برای شما فراهم می‌آورند تا بسیار ساده‌تر از گذشته، بتوانید با مشارکت افراد حاضر در تمام سطوح سازمان، به هم‌آفرینی تحول خود بپردازید.

شناسایی باورمندان واقعی در سازمان، برای گسترش بسیج سازمان و افزایش تاثیرات آن به شما کمک خواهد کرد. زبدگان دیجیتال، قهرمانان دیجیتال خود را از طریق نقش‌های رسمی و غیررسمی به‌کار می‌گیرند. این افراد به چشم‌انداز، راهبرد و نیاز به تحول باور دارند. آنها برای برقراری ارتباط بین ابتکارات تمام سطوح سازمان و ابعاد مختلف سازمان (منطق‌های، کارکردی، خطوط کسب‌وکار، برندها و مواردی از این قبیل) بسیار ضروری هستند. آنها تضمین می‌کنند که آن بخش از سازمان که مورد پشتیبانی آنها است، درگیر باقی می‌ماند و مشارکت‌ها و نیازهای خاص آن در سطح شرکت ارائه می‌شود. سن و سمت آنها اهمیتی ندارد، قهرمانان دیجیتال هم با فناوری و هم با کسب‌وکار آشنایی دارند. آنها به‌خوبی شبکه‌سازی می‌کنند و با ایجاد نفوذ افقی، به شما برای انجام تحول در بخش‌ها کمک می‌کنند.

در نهایت، در راستای ایجاد زمینه برای جلب مشارکت افراد، کسب سریع نتایج حائز اهمیت است. شما باید سریعاً صحبت کردن را متوقف کنید و در عمل نشان دهید. پیروزی‌های سریع روش خوبی برای ایجاد انگیزه در باورمندان و به سکوت وادار کردن مخالفان است. اما برای شناسایی موفقیت‌ها، نشان دادن آنها و جشن گرفتن برای آنها، به یک فرایند رسمی نیاز دارید.

اینجا، همان نقطه‌ای است که طرح‌های پایلوت و آزمایش‌ها می‌توانند به شما کمک کنند. خوشبختانه، فناوری دیجیتال امکان انجام آزمایش‌های هدفمند بسیار مؤثر و کم هزینه را فراهم می‌کند. فناوری دیجیتال به شما اجازه می‌دهد که کسب‌وکار خود را مورد آزمایش قرار دهید و این آزمایش‌ها را به‌طور مؤثرتری تکرار کنید. بست‌های از دستاوردهای بهبود کارایی را در عملیات پیدا کنید، از طریق یک طرح پایلوتِ تحلیل داده، تصمیم بهتری اتخاذ کنید، و یا در یک تجربه خرده‌فروشی منطق‌های، نتایج فروش بهتری به‌دست آورید. پیروزی‌های سریع به خودی خود گویا هستند و به بسیج سازمان کمک می‌کنند. اگر بتوانید این پیروزی‌های سریع را در مقیاس وسیع گسترش دهید، برای سازمان نیز منافع عظیمی را به‌وجود خواهند آورد.

آیا رفتارهای جدیدی را برای سازمان خود تنظیم می‌کنید؟

فناوری‌های دیجیتال در حال متحول کردن روش‌های سنتی کار ما هستند. روش‌های جدید همکاری، برقراری ارتباط و تعاملات، در حال تغییر قرارداد اخلاقی بین شرکت‌ها و کارکنان می‌باشند. شکل دقیق سازمان دیجیتال آینده، هنوز مشخص نیست. آنچه روشن است این است که راه‌های نوین انجام کار که توسط فناوری‌های دیجیتال امکان‌پذیر شده است، در حال تکامل فرهنگ و روش‌های کاری در درون سازمان‌ها هستند. در طول زمان، آنها همچنین چگونگی ساختار و عملکرد سازمان‌ها را نیز دگرگون خواهند کرد.

فناوری‌های دیجیتال باعث رشد اشتراک‌گذاری شفاف‌تر اطلاعات در تمام سطوح عمودی سازمان و همچنین بین تمام بخش‌های سازمانی می‌شود. انجمن‌ها، جوامع و جریان‌های جدید داده در حال بهبود همکاری‌ها و تصمیم‌گیری‌ها هستند. جلسات آنلاین، وب‌کست‌ها و ارتباطات ویدئویی، به کارکنان در هر شغلی که باشند و فارغ از محل کار آنها، اجازه می‌دهد گرد هم آیند تا مشکلات را رفع کنند و به نوآوری بپردازند. فرایندهای داخلی سنتی، خودخدمت شده‌اند و این انعطاف‌پذیری را در اختیار کارکنان قرار می‌دهند تا کارها را به دلخواه خود هماهنگ کنند.

ما بسیاری از زبدگان دیجیتال را مشاهده کرده‌ایم که فعالانه در حال تکامل فرهنگ خود در جهت ساختن چنین کسب‌وکارهای دیجیتال و با عملکرد بالا بودند. این امر به‌صورت تصادفی اتفاق نمی‌افتد؛ بلکه نیاز به رهبری دارد. سازمان شما باید با این روش‌های جدید کاری و نتایج تکامل فرهنگی آن منطبق گردد.

انطباق روش‌های کاری و ایجاد تحول در فرهنگ، مستلزم تغییرات کوچک بسیاری از سمت بالای سازمان است. روش معجزه‌آسایی وجود ندارد، اما اقدام عملی و الگوسازی، اثربخش‌تر از توصیه‌های کلامی هستند. بینش خود را به چالش بکشید، اطمینان حاصل کنید که مهم‌ترین تصمیمات مدیریتی شما مبتنی بر قدرت داده و تحلیل آن اتخاذ می‌شوند. با نگاه تجزیه‌ای بخشی‌نگری در سازمان خود مبارزه کنید. شفافیت، استانداردسازی فرایندهای محوری و کارایی عملیاتی را که از طریق فناوری‌های دیجیتال حاصل می‌شوند، تقویت کنید.

افراد را از پشت سر هدایت کنید و با اتخاذ سبک تشویقی، این فضا را برای گروه‌های خود سازمانده فراهم نمایید تا مشکلات را حل کنند، به نوآوری بپردازند و چشم‌انداز شما را پیش ببرند. این روش، نوآوری مدیریت است که از طریق فناوری‌های دیجیتال و رهبری متعهدانه امکان‌پذیر شده است. با انجام موفقیت‌آمیز این کار، یک اثر فرهنگی جدید را در سراسر سازمان خود خلق خواهید کرد. گاهی برای ایجاد پیشرفت در فرهنگ خود، باید سطحی از ریسک را بپذیرید.

یکی از عوامل اصلی شکست در تحول دیجیتال شما، تمرکز بر استقرار فناوری به‌جای تمرکز بر پذیرش آن توسط کاربران کسب‌وکار است. چند میلیون دلار هزینه صرف فناوری‌های تحلیل داده شده، در حالی که هیچ بهبودی در بینش (و یا حتی هیچ تغییری) در نحوه تصمیم‌گیری در سراسر سازمان صورت نگرفته است؟ چه تعدادی از شرکت‌ها با هیاهوی بسیار به استقرار شبکه‌های اجتماعی داخلی پرداخته‌اند و پس از گذشت چند ماه، با یک پیشرفت بسیار آهسته و یا یک کاهش سرعت چشم‌گیر مواجه شده‌اند؟

علت این موضوع، تا حدی مرتبط با روشی است که به‌طور معمول بعضی از شرکت‌ها برای معرفی این پلتفرم‌ها به سازمان خود به‌کار میگیرند. پیاده‌سازی‌هایی که موفقیت را با تعداد مجوزها و سایت‌ها می‌سنجند، تنها بر استقرار فناوری تمرکز دارند، نه بر پذیرش آن توسط کاربران. آنها از منافع واقعی سرمایه‌گذاری‌های دیجیتال خود محروم می‌شوند، منافعی مانند همکاری میان کاربرهایی که فعالانه در حال مشارکت هستند، تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه، افزایش به‌اشتراک‌گذاری بهترین روش‌ها و تغییر رفتار پایدار در طول زمان. نتیجه این رویکرد، اغلب، استقرار گسترده اپلیکیشن‌های داخلی خواهد بود که هیچکس از آن به‌طور مؤثر استفاده نمی‌کند.

سازمان‌هایی که بر پذیرش ابزارهای دیجیتال توسط کسب‌وکار متمرکز می‌شوند، نتایج بهتری کسب می‌کنند. رهبری فعالانه شما در این پذیرش، این تضمین را می‌دهد که سرمایه‌گذاری‌های شما در فناوری‌های دیجیتال، منافع مورد انتظار را برای کسب‌وکار ایجاد خواهند کرد.

با وجود سرعت بالای تغییرات فناوری، فرایندهای عملیاتی و ورود به بازار اغلب ورود به یک سرزمین ناشناخته خواهند بود. هرچه که برای آن تلاش کنید به موفقیت نمی‌انجامد. تجربه‌ها شما را در مسیر درست هدایت می‌کنند. فناوری‌های دیجیتال، روش‌های بسیاری را برای آزمایش ایده‌های جدید کسب‌وکار با هزینه تقریباً پایین فراهم می‌آورند. همچنین با استفاده از سازوکارهای کنترلی مناسب، جریان مستمری از داده را به‌منظور سنجش، کسب یادگیری آز آن و ایجاد امکان پذیرش فراهم می‌کنند. زمان ورود به بازار بیش از یک رویکرد بی عیب و نقص اهمیت می‌یابد. همواره علیرغم وجود آزمایش‌هایی که به‌خوبی اجرا می‌شوند، برخی از ابتکارات نسبت به برنامه‌ریزی اولیه شکست می‌خورند. اما این هم بخشی از بازی است. نکته‌ای که اهمیت دارد این است که از این شکست‌ها بیاموزید و در تلاش‌های بعدی، از این دانش به‌دست آمده استفاده کنید.

از قدرت ابزارهای دیجیتال، تا نهایتِ قابلیت‌های آنها استفاده کنید. روش‌های کاری جدید را تقویت کنید تا به روش کاری متداول در سازمان شما تبدیل شوند. جمع‌سپاری به داخل سازمان می‌تواند هم در به‌کنترل درآوردن نیروی سازمان کمک کند و هم این پیام را منتقل نماید که همه افراد مهم هستند و نه فقط افراد برگزیده معدودی در کمیته مدیریت.

در بسیج سازمان برای تحول دیجیتال، چه نکته جدید وجود دارد؟ شما می‌توانید فارغ از اندازه و پیچیدگی سازمان خود، آن را در سطح گسترده بسیج کنید. شما می‌توانید برنامه‌های تحول خود را با جلب مشارکت تعداد بیشتری از افراد، به‌صورت مشترک طراحی نمایید. قهرمانان دیجیتال که به هدایت تغییر می‌پردازند الزاماً از مدیران ارشد نیستند، بلکه می‌توانند از هر سن یا سمتی باشند. تجربه و تحمل شکست حتی بیش از گذشته، بخشی از بازی دیجیتال محسوب می‌شود.

در قسمت پنجم تدوین نقشه‌راه تحول دیجیتال، به بررسی آخرین جز از قطب‌نمای دیجیتال یعنی پایداری تحول دیجیتال می‌پردازیم.

– از کتاب «تحول دیجیتال» ترجمه دکتر مهدی شامی زنجانی و شادی ایران‌دوست