۵ روند عمده فرایند دیجیتال در سال ۲۰۲۲

اغلب اوقات، افزودن فناوری به یک فرآیند بیشتر مانند زدن یک چسب‌زخم در مقابل یک راه‌حل واقعی برای یک مشکل اساسی عمل می‌کند. این یک امر کاملاً رایج در سال‌های ۲۰۲۰ و ۲۰۲۱ بوده است، زمانی که بسیاری از سازمان‌ها مجبور بودند به‌سرعت ابزارها و راه‌حل‌های دیجیتال را بدون آمادگی زیاد به‌کار گیرند. بنابراین اکنون زمان آن است که کسب‌وکارها نحوه انجام فرایندهای خود را دوباره بازنگری کنند. مشخص است که دیجیتالی‌شدن نمی‌تواند فرآیندی را که به‌صورت ذاتی مشکل دارد، اصلاح کند. اگر بلوک‌های سازنده یک سیستم، فرآیند یا گردش کار اساساً دچار نقص باشند، دیجیتالی‌کردن فرآیند کمک چندانی نخواهد کرد. در ادامه روندهای عمده این حوزه در سال ۲۰۲۲ بررسی می‌شوند.

روند ۱: رشد فرا خودکارسازی[۱]

افزایش تمرکز بر رشد، دیجیتالی شدن و تعالی عملیاتی، نیاز به خودکارسازی بهتر و گسترده‌تر را برجسته کرده است. فراخودکارسازی که اساساً منظور از آن خودکارسازی در مقیاس می‌باشد، یک رویکرد کسب‌وکارمحور برای شناسایی، ارزیابی و خودکارسازی هر چه بیشتر فرآیندهای کسب‌وکاری و فناوری اطلاعات است. این امر مستلزم استفاده هماهنگ از ابزارها و پلتفرم‌های فناوری متعدد، از جمله خودکارسازی رباتیک فرایند^[۲]، پلتفرم‌های کم‌کد^[۳] و ابزارهای استخراج فرآیند است.

بدین منظور کسب‌وکارها باید فرآیندهای تکراری و دستی را شناسایی کنند و ترکیبی از مهندسی، خودکارسازی و سلف‌سرویس را به‌کار ‌برند. این نوع خودکارسازی تحول‌آفرین نشان‌دهندۀ یک فرصت گسترده و در عین حال درک نشده است. با مهاجرت از مدیریت دستی به مهندسی و خودکارسازی، سازمان‌ها می‌توانند سیستم‌های پیچیده را به‌طور موثرتری مدیریت کنند و تجربه مشتری را از طریق ارتقاء دسترس‌پذیری و انعطاف‌پذیری بهبود بخشند.

روند ۲: ظهور گردش‌های کاری مبتنی بر ویدئو

ویدئو یکی از روندهایی است که در دو سال گذشته بیشتر فرصت فعالیت را داشته است، اما هنوز جای پیشرفت زیادی دارد. کسب‌وکارها برای گردهم آوردن تیم‌ها به ابزارهای ویدئویی متکی هستند تا بتوانند در مورد مسائل پیچیده بحث داشته باشند و مشکلات را در زمان واقعی حل کنند.

در گردش کار ویدیویی یک رویکرد جامع وجود دارد. به‌صورتی که برنامه‌ریزی پروژه، بررسی و تأیید، پرونده‌سازی و مدیریت دارایی دیجیتال را ترکیب می‌کند. کسب‌وکارها می‎توانند یک استراتژی ویدیویی ایجاد کنند که اعضای تیم را در سراسر جهان به هم متصل، درگیر کرده و آموزش دهند. اعضای تیم می‌توانند به سرعت ویدیوها را در فضای کاری پیدا، آپلود، دانلود و به اشتراک بگذارند، این امر امکان ارتباط، تعامل و آموزش بهتر کارکنان را فراهم می‌کند. همچنین کارکنان می‌توانند بر اساس عملکرد ویدیو تصمیمات مبتنی بر داده بگیرند و در ایجاد ویدیوهای مرتبط با نتایج کسب‌وکاری مشخص همکاری کنند.

با این حال ویدئو نباید ابزاری باشد که منحصراً برای همکاری استفاده شود؛ ظهور قابلیت‌های جدید راه را برای ظهور هرچه بیشتر جریان‌های کاری مبتنی بر ویدئو هموار می‌سازد که شامل خدمات‌رسانی به مشتریان از طریق ویدئو نیز می‌شود.

روند ۳: ظهور جریان‌های کاری وظیفه‌محور و به‌هنگام، به‌جای گردش‌کارهای اپلیکیشن‌محور

امروزه افراد معمولاً کار خود را در اپلیکیشن‌های تجاری انجام می‌دهند؛ باز کردن یک اپلیکیشن، رفتن به روز کاری، تکمیل وظایف در یک اپلیکیشن دیگر و تکرار این روند. اما در سال ۲۰۲۲، یک الگوی جدید گردش کار ظهور می‌کند. افراد به جای رفتن به بسیاری از اپلیکیشن‌های تجاری جداگانه برای انجام کار خود، جریانی از وظایف را به‌صورت به‌هنگام بر روی دسکتاپ خود دریافت می‌کنند که توسط ربات‌ها برای آنها آماده شده است.

این رویکرد افراد را از بسیاری از پیچیدگی‌ها و پراکندگی‌ها محافظت می‌کند و زمان آنها را برای تمرکز بر کارهای مهم و ارزشمند آزاد می‌نماید. آنها مجبور نخواهند شد زمان خود را برای باز کردن، بستن و جستجو در اپلیکیشن‌ها تلف کنند، یا در تلاش برای تکمیل گردش‌های کاری که چندین سیستم را در بر می‌گیرند، درگیر شوند، که در نهایت منجر به کاهش بهره‌وری آنها خواهد شد.

روند ۴: ایجاد مراکز تعالی خودکارسازی(^[۴]CoEs)  

فناوری‌های مرتبط با خودکارسازی می‌توانند ارزش قابل‌توجهی را برای سازمان‌ها ارائه دهند، اما تنها در صورتی که به‌صورت استراتژیک، در مقیاس بزرگ و در حمایت از اهداف تجاری اجرا شوند. به دلیل پیچیدگی فناوری‌ها و نیاز به تفکر گسترده در مورد قابلیت‌های آن‌ها، کاربران خبره خودکارسازی در حال ایجاد مراکز تعالی خودکارسازی (یا خودکارسازی هوشمند) هستند. مرکز تعالی خودکارسازی یک تیم اختصاصی از افراد است که استانداردها را تعیین می‌کنند، مشاوره و کمک ارائه می‌دهند و ناظر بر پیشرفت فناوری هستند.

فعالیت این نوع مراکز به‌هنگام است. فناوری‌های خودکارسازی سریع‌ترین نوع هوش مصنوعی هستند، حتی اگر هوشمندترین آنها نباشند. این فناوری‌ها اجرای سریع، سهولت استقرار و بازگشت سرمایه بالا را ارائه می‌دهند. علاقه خاصی به فناوری‌های خودکارسازی در طول همه‌گیری وجود داشته است؛ برنامه‌هایی مانند مدیریت پشتیبان و خودکارسازی عملیات فناوری اطلاعات این امکان را فراهم آوردند حتی زمانی که انسان‌ها قادر به حضور در دفتر نیستند، کار ادامه یابد. سازمان‌ها همچنین از خودکارسازی به‌عنوان جایگزینی برای برون‌سپاری استفاده می‌کنند. به این دلایل، مراکز عالی خودکارسازی نقش ارزشمندی دارند. آنها می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا سودمندی سیستم‌های در حال استفاده را به حداکثر برسانند و حتی مزیت رقابتی را از آنها به دست آورند.

روند ۵: تعادل بین کارکنان انسانی و ربات‌های هوشمند

اکنون ربات‌ها و سیستم‌های هوش مصنوعی با قابلیت فزاینده‌ای وجود دارند که می‌توانند وظایفی را بر عهده بگیرند که قبلاً توسط انسان انجام می‌شد. از طرفی بسیاری از بخش‌های صنایع مختلف با کمبود نیرو مواجه هستند و مجبور به استفاده از خودکارسازی فیزیکی و کارکنان رباتیک به‌جای نیروی انسانی هستند. این روند قطعاً ادامه خواهد داشت و رشد خواهد کرد. فارستر پیش‌بینی می‌کند^[۵] که ۳۵ درصد از شرکت‌های خدماتی، کارکنان رباتی را در سال ۲۰۲۲ برای رفع کمبود کارگران خود معرفی خواهند کرد.

با افزایش پذیرش خودکارسازی و رباتیک در صنایع با تقاضای بالا، همچنان توجه به این نکته مهم است که کارگران انسانی برای کسب‌وکارها بسیار ارزشمند خواهند ماند. در حالی که نقش آنها در یک فرآیند ممکن است تغییر کند (مخصوصاً وقتی صحبت از کارهای تکراری می شود که خودکار کردن آنها آسان است)، تفکر انتقادی و ظرفیت‌های خلاقانه آنها همچنان مورد تقاضا خواهد بود.

این امر کارفرمایان را با چند سوال کلیدی مواجه می‌کند: چگونه باید تعادل بین ماشین‌های هوشمند و هوش انسانی را پیدا کرد؟ چه نقش‌هایی را باید به ماشین‌ها داد؟ کدام نقش‌ها برای انسان‌ها مناسب‌تر است؟ بدون شک خودکارسازی بر هر صنعتی تأثیر می‌گذارد، بنابراین رهبران کسب‌وکار باید سازمان‌ها و افراد خود را برای تغییر ماهیت کار آماده کنند.

این مطلب برگرفته از گزارش سالانه بلوغ دیجیتال سازمان‌های ایرانی (۱۴۰۰) می‌باشد. برای دریافت کامل گزارش کلیک کنید.

[۱] Hyperautomation

[۲] Robotic Process Automation

[۳] low-code platforms

[۴] Automation centers of excellence

[۵] https://www.forrester.com/blogs/predictions-2022-the-pandemics-wake-drives-automation-trends/

مقالات مرتبط:

چارچوب ۷ مرحله‌‌ای برای تحول دیجیتال فرآیندهای کسب‌وکار

فرآیندهای دیجیتال؛ چیستی و چرایی

انتشار اپیزود یازده: مدل بلوغ دیجیتال ۲۰۲۰۰

چهار سطح بلوغ دیجیتال سازمانی

مدل های سنجش بلوغ مدیریت تجربه مشتری