چارچوب ۷ مرحله‌‌ای برای تحول دیجیتال فرآیندهای کسب‌وکار

یک سازمان جهت توانمندسازی تحول دیجیتال، به یک استراتژی مستحکم نیاز دارد که شکاف بین نهادهای مختلف از جمله افراد، دپارتمان‌ها، اطلاعات، فرآیندها و فناوری را کاهش دهد.

در این مطلب چارچوبی ۷ مرحله‌ای برای تحول دیجیتال فرآیندهای کسب‌وکار معرفی شده است.

۱. متوجه شدن (درک)

سازمان‌ها برای داشتن یک استراتژی موفق تحول دیجیتال، باید درک روشنی از وقایع / تغییرات در حوزه‌های کاری خود داشته باشند. جدا از این، آنها باید بفهمند که رقبا چگونه تجارت مشابه را انجام می‌دهند. آنها همچنین باید به جغرافیاهای مختلف نگاه کنند تا بدانند که یک کار مشابه در جای متفاوت چگونه انجام می‌شود و باید بپذیرند که از منظر رقابتی اکنون در کجا ایستاده‌اند. این درک، فاکتور مورد نیاز برای آنچه باید به‌کار گرفته شود و آنچه که باید از اکوسیستم موجود آنها متحول شود، می‌باشد.

نتیجه: نتیجه این مرحله تصمیم‌گیری در مورد این است که آیا نیاز به تحول دیجیتال وجود دارد، که با مستندات پشتیبانی مورد نیاز تصمیم‌گیری انجام می‌شود.

۲. تجزیه و تحلیل

مرحله دوم شامل تجزیه و تحلیل عمیق در مورد آنچه سازمان می‌توانند با فرآیندهای تجاری فعلی، بهتر انجام دهد می‌باشد. در این مرحله باید فرآیندهای موجود را موشکافی کرده و نقاط قوت فناوری را که در حال حاضر دارند درک شود. بر اساس این اطلاعات، باید شناسایی شود که چه پیشرفت‌های فناورانه‌ای می‌توانند ایجاد کنند تا تغییرات مثبتی در کسب‌وکار ایجاد شود، از جمله درآمد بهتر، بهبود تجربه مشتری و چابکی کسب‌وکار.

نتیجه: نتیجه این مرحله می‌تواند اطلاعات مربوط به حوزه‌های بهبود کلیدی در کسب‌وکار برای افزایش فروش و بهبود عملکرد و تجربه مشتری باشد.

۳. تشخیص

در سفر تحول دیجیتال در مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، سازمان‌ها باید تغییراتی را که می‌توانند در فرآیند / کسب‌وکار ایجاد کنند شناسایی کنند تا آن را بهبود بخشند. این تغییرات شامل فعالیت‌ها، تأییدیه‌ها، اسناد، تعاملات، ارتباطات، یادآوری‌ها، به‌روزرسانی‌های وضعیت و غیره است. این کار نیاز به انجام بسیاری از اقدامات دارد مانند:

• مطالعه فرآیندهای کسب‌وکار موجود. چگونگی حذف ورودی‌ها، خروجی‌ها، تأییدیه‌ها، به روزرسانی‌های وضعیت و یادآوری‌هایی که مبتنی بر کاغذ هستند را شناسایی کنید؛
• درگیرکردن ذی‌نفعان اصلی در بازی. به دنبال دریافت ورودی از مشتری‌ها، شرکا و کارمندان باشید؛
• درباره فناوری‌های جدید اطلاعات کسب کنید. جدیدترین نوآوری‌های فناوری و کاربرد آنها و چگونگی کمک آن‌ها در کسب‌وکار را بشناسید؛
• فناوری‌ها و محصولات فنی قابل استفاده در کسب‌وکار را شناسایی کنید؛
• در صورت نیاز حتی مدل کسب‌وکار و پیشنهادات خدمات و محصولات را بازبینی و بازتعریف کنید.

با این حال تمرکز باید بر روی یافتن تغییراتی برای افزایش فروش و درآمد باشد نه صرفه‌جویی در هزینه‌های عملیاتی. هنگامی که تغییرات برای افزایش فروش یا درآمد شناسایی شد، می‌توان به این فکر کرد که چگونه می‌شود هزینه عملیاتی را هنگام اجرای این تغییرات به حداقل رسانید. اما انگیزه اصلی نباید این باشد که چگونه هزینه عملیاتی را بدون فکر کردن در مورد رشد فروش / درآمد به حداقل برسانیم.

نتیجه: لیستی از تغییرات لازم است. این تغییرات شامل لیستی از فرآیندها و لیستی از فعالیت‌ها و تغییرات مدل کسب‌وکار است.

۴. اولویت‌بندی

مرحله چهارم به‌طور کامل در مورد اولویت‌بندی است. سازمان‌ها باید در مورد تغییرات شناسایی‌شده دوباره بیندیشند، تجزیه و تحلیل هزینه-فایده انجام دهند، توانایی‌ها، منابع، بودجه و غیره را ارزیابی کنند و سپس بر اساس این موارد اولویت‌بندی کنند. آنها باید با ذی‌نفعان اصلی صحبت کنند و برای تغییراتی که می‌خواهند اجرا کنند نقشه راه ارائه دهند. ذی‌نفعان اصلی شامل، تیم‌های کسب‌وکاری، تیم‌های عملیاتی، تیم مدیریتی، مشتریان، شرکا، کاربران نهایی، مشتریان مشتری و دولت هستند.

نتیجه: یک نقشه راه روشن برای تغییرات شناسایی شده

۵. اطلاع‌رسانی عمومی

گام پنجم شامل اطلاع‌رسانی عمومی زوایای تغییراتی است که یک سازمان در تلاش است تا به‌کمک تحول دیجیتال ایجاد کند. در مورد مزایای تغییرات باید توضیح داده شود. همچنین باید بر آموزش و حمایت از افراد جهت ارتقا خود برای انجام کسب‌وکار دیجیتال در آینده تمرکز شود.

نتیجه: تیم آموزش دیده برای انجام کسب‌وکار متحول‌شده فردا

۶. اجرا

این مرحله به اجرای تغییرات اشاره دارد. این شامل تهیه بودجه‌های مورد نیاز، شناسایی تیم‌های مسئول اجرا، طراحی مجدد فرآیندها با تغییرات مشخص شده و انجام پیاده‌سازی فنی با فناوری‌ها و محصولات فنی شناسایی شده است. همچنین تغییرات باید با کمک تیم‌های مورد نیاز آزمایش شود.

نتیجه: برنامه آزمایش شده برای استقرار آماده است.

۷. راه‌اندازی

مرحله آخر در دسترس قرار دادن سیستم جدید برای استفاده است. همچنین شامل تدوین یک برنامه شفاف با نقش‌ها، مسئولیت‌ها و جدول زمانی مشخص می‌باشد. در ادامه چند خط راهنما برای تسهیل پیاده‌سازی آسان و قابل قبول تغییرات فرآیند وجود دارد:

• ارتباطات اولیه به شما کمک می‌کند: پیش از راه‌اندازی، همه بازیگران سیستم باید تغییرات، دلایل اصلی تغییرات و مزایای تغییرات را درک کنند.
• پذیرش واقعی را تسهیل کنید: تغییرات بسیار دشوار هستند. برای اطمینان از پذیرش، نگرانی‌ها را پیدا کرده و آنها را برطرف کنید. بدون پذیرش واقعی توسط افراد، موفقیت در این تغییرات دشوار است.

با استقبال از تحول دیجیتال، سازمان‌ها می‌توانند عملیات موجود خود را بهینه کنند، فرصت‌های جدید کسب‌وکاری را کشف کنند، دامنه فعالیت خود را گسترش دهند و بینش ارزشمندی را برای تصمیم‌گیری صحیح که به بهبود تجربه مشتری کمک می‌کند، کسب کنند.

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار در عصر تحول دیجیتال نه تنها با فرآیندهای داخلی سروکار دارد بلکه انتظارات نسل جدید مشتریان را نیز در نظر می‌گیرد. مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار متحول‌شده دیجیتال، با پیشران مشتری، با استفاده از فناوری اطلاعات و توانمندسازی‌شده توسط فرآیندهای کارآمد، این قدرت را دارد که بهره‌وری کسب‌وکار و تجربه مشتری را به سطح پیشرفته‌تری برساند. (یوگاندر, ۲۰۱۷)

مقالات مرتبط:

فرآیندهای دیجیتال؛ چیستی و چرایی

انتشار اپیزود یازده: مدل بلوغ دیجیتال ۲۰۲۰۰

فرآیندهای مدیریت استعدادهای دیجیتال: توسعه مهارت های استعداد دیجیتال

فرآیندهای مدیریت استعدادهای دیجیتال: حفظ و نگهداشت استعداد دیجیتال

۵ روند عمده فرایند دیجیتال در سال ۲۰۲۲