هفت توصیه برای نگهداشت موفق کارکنان
نگهداشت کارکنان یکی از مهمترین فرآیندهای منابع انسانی است. برای اجرای موفق این فرآیند هفت توصیه به شرح زیر ارائه می گردد:
به استراتژی های نگهداشت کارکنان خود نگاهی دوباره بیندازید
وقت آن رسیده که استراتژی های نگهداشت خود را از گنجۀ سازمان بیرون آورده و فوتی محکم روی گرد و غبار نشسته بر روی آن کرده و مجدد بررسی شان کنید؛ البته اگر این استراتژی ها وجود خارجی داشته باشند! با توجه به اهمیت نگهداشت کارکنان که ما در گوشه گوشۀ این کتاب از آن صحبت کردیم، اگر استراتژی و برنامه مدونی در این حوزه ندارید، از همین امروز به فکر تدوین آن باشید. اگر هم در حال حاضر نسخه ای از آن را موجود دارید، با لنز جدید به بررسی آن بپردازید. شما چقدر به این موضوع فکر کرده اید که احتمالاً برخی از افرادتان فقط به صورت فیزیکی در سازمان شما حضور دارند؛ بدون ذره ای عجین شدگی، احساس شوق و یا انگیزه برای ایجاد ارزش چشمگیر. به‌جای آنکه پشت درهای بسته، استراتژی جدید برای نگهداشت کارکنان تدوین کنید، به خواسته های افرادتان گوش فرا دهید و سعی کنید برنامه ای قابل اجرا، واقعی و موثر تدوین کنید. با استراتژی درست در این حوزه هم شما به اهداف کسب و کاری خود می رسید، هم کارکنانتان از حضور در سازمان شما احساس خوشایندی خواهند داشت.
دلایل خروج کارکنان را شناسایی کنید
اگر می خواهید کارکنانتان را در سازمان خود نگه دارید، اول باید بفهمید آنانی که ترکتان کرده اند، به چه دلایلی رفته اند و آنان که مانده اند، به چه دلایلی احتمال دارد بروند. از مصاحبه های خروج کمک بگیرید تا بینش های ارزشمندی درخصوص ریشه ها و محرک های تصمیم گیری کارکنان برای ترک شغل بهدست آوردید. در مقابلشان جبهه نگیرید و نگویید که نه شرایط به این بدی ها هم نیست. پس از اینکه لیستی از دلایل ترک کارکنان تهیه کردید، بر پرتکرارترین آنها متمرکز شوید. کلاه خود را قاضی کنید و بدون جانبداری به بررسی و تحلیل دلایل بپردازید. همچنین فراموش نکنید که در کنار مصاحبه های خروج، به فکر مصاحبه های «ماندن» نیز باشید. از کارکنان فعلی دلایل ماندنشان در سازمان را بپرسید و سعی کنید نقاط قوت خود را حفظ کرده و تقویت کنید. تحلیل مجموع این موارد، درک جامعی از نقاط درد و رضایت کارکنان به شما خواهد داد.
از کافی بودن دوره‌های استراحت افرادتان مطمئن شوید
بسیاری از سازمان ها انتظارات زیادی از کارکنان خود دارند، اما برای افراد، این انتظارات و درخواست ها برابر با اختصاص زمان کمتر به مراقبت های شخصی، فعالیت های اوقات فراغت و همینطور خانواده می باشد. باید بگوییم صرف ساعات بسیار طولانی در دفتر کار برخلاف گذشته که افتخار محسوب می شد، در دورۀ حاضر زیاد مورد علاقۀ کارکنان نیست. انسان ها ماشین نیستند و زمانی که برای مدت زمان طولانی تحت فشار قرار گیرند، تسلیم بیماری، خستگی و اشتباه شده و در یک کلام فرسوده می شوند. اگر کارکنانی می خواهید که برای تحقق اهداف کسب و کارتان مصمم باشند و نهایت تلاش خود را به کار برند، نباید به آنها زیادی سخت بگیرید زیرا انگیزه افراد، تحت فشار و کار بیش از حد از بین می رود. بنابر این اگر هدف شما نگهداشت کارکنان برای دوره طولانی تری است، پس باید دوره های استراحت کافی برایشان فراهم کنید. وقتی افراد به خوبی استراحت کرده و زمان کافی برای مراقبت از خود و خانواده شان داشته باشند، در محل کار نیز عملکرد بهتری خواهند داشت. برنامه ریزی برای ساعات کاری منظم، سیاست هایی برای محدود کردن کار در تعطیلات آخر هفته، یا برنامه های کار از خانه می تواند به اعضای سازمان انعطاف پذیری لازم را ارائه دهد تا شما هم شاهد عملکرد بهترشان باشید. با این کار علاوه بر اینکه افراد سالم تری از نظر روحی و جسمی خواهید داشت، حس وفاداری و تعلق را نیز در آنان برانگیخته می کنید.
حواستان به ایجاد محیط کاری مرتب، سالم و امن باشد
مراقبت از سلامت جسم و روان کارکنانتان فقط شامل برنامه ریزی انعطاف‌پذیر یا کار از راه دور نیست. از آنجایی که کارکنان شما حداقل یک سوم از هر روز را در محل کار می‌گذرانند، بنابراین ایجاد یک محیط کاری مناسب باید برایتان اولویت باشد. اگر افرادتان احساس کنند که خطری تهدیدشان می کند، تمرکز بر کاری که باید انجام دهند، برایشان مشکل خواهد شد و همینطور شلوغی و بهم ریختگی باعث حواس پرتی شان می شود. باید به کارکنان اطمینان دهید که محل کار برایشان امن است، پروتکل های بهداشتی در آن رعایت می شود و قوانین سختگیرانه ای برای جلوگیری از شیوع بیماری در آن وجود دارد. پس خطرات موجود و احتمالی در محل کار را شناسایی و خط مشی های ایمنی و بهداشت خود را به روزرسانی کنید. حتی اگر نیاز است فرایندها و رویه های بیشتری را برای اطمینان از یک محیط کاری ایمن توسعه دهید.
فکر تغییرات ناگهانی و بدون اطلاع کارکنان را از سر خود بیرون کنید
تغییر اجتناب ناپذیر است، اما فراموش نکنید که می تواند بسیار استرس زا نیز باشد. سازمان در مواقعی حتما نیاز به معرفی ابتکارات و سیستم های جدید دارد، اما اگر بخواهد به جای اقناع، افرادش را مجبور به پذیرش این تغییرات کند، احتمالاً برخی از آنان را از دست خواهد داد. همه می خواهند کارکنانی داشته باشند که خود را با تغییرات تطبیق دهند، اما بدون ارتباط مداوم و جلب مشارکت آنان، چنین کاری دشوار و حتی محال خواهد بود. به افراد حق دهید که در مورد وضعیت شغلی خود احساس خطر کنند. به‌جای پا فشاری بر انجام سریع تغییر، پیاده سازی تدریجی را انتخاب کنید، کارکنان را مطلع نگه دارید و آنان را مطمئن سازید که این تغییر قرار نیست به جایگاه شان آسیبی وارد سازد.
قدرت اعتماد را دست کم نگیرید
به کارکنانتان اعتماد کنید! یکی از مهم ترین شیوه های نگهداشت کارکنان، اعتماد کردن به آنهاست. افراد اگر احساس کنند مدیر و سرپرست شان خیالش از بابت وظیفۀ محول شده به آنها راحت است، دلبستگی شان به سازمان بیشتر شده و کمتر به فکر ترک شغل می افتند. برعکس، اگر نتوانید به افراد اعتماد کنید، و بابت هر کاری آنها را مواخذه و سرزنش نمایید، در نهایت با افرادی بی روحیه و بی اعتماد به نفس رو به رو خواهید شد که نه تنها با عملکرد ضعیف خود کسب و کار را در مسیر سقوط قرار می دهند، بلکه بیشتر به کناره گیری از شغل و ترک سازمان فکر می کنند. سعی کنید مسئولیت های بیشتری به کارکنانتان تفویض کنید، فرصت های بیشتری در اختیارشان قرار دهید و آنان را به‌رسمیت بشناسید، تا مدت طولانی تری در کنارتان بمانند.
بدانید چه زمانی وقت خداحافظی فرا رسیده است
هر آمدنی رفتنی هم دارد و دانستن اینکه چه زمانی باید با کارکنان خود خداحافظی کنید، اگر نگوییم بیشتر، حداقل به همان اندازه نگهداشت شان مهم است. متأسفانه در برخی موارد شما فردی دارید که از عملکردش راضی نیستید، ولی هرچه که با او مدارا کرده و برای بهبود عملکردش زمان و انرژی می گذارید، نتیجه ای حاصل نمی شود. بنابراین زمان تصمیم سخت فرا می رسد و برای اینکه کسب و کارتان را نجات دهید، باید با آن فرد خداحافظی کنید. البته این مراسم هم می تواند درخور و شایسته انجام شود و سازمان برای یافتن شغلی دیگر از کارمندش حمایت نماید. یک مصاحبه با او انجام دهید و از دلایل تان برای عدم ادامه کار بگویید. از سال های حضورش در سازمان تشکر کنید و بازخوردهایی منصفانه در خصوص عملکردش ارائه دهید.
برگرفته از کتاب مدیریت منابع انسانی دیجیتال نوشته مهدی شامی زنجانی و محسنه اسدی، انتشارات آریاناقلم (۱۴۰۲)
مقالات مرتبط:
انتشار کتاب مدیریت منابع انسانی دیجیتال
انتشار اپیزود دو: مدیریت منابع انسانی دیجیتال؛ چیستی و چرایی
انتشار اپیزود بیست و دوم: هوش مصنوعی در مدیریت منابع انسانی
منابع انسانی دیجیتال در یک نگاه (چیستی و چرایی)
