هفت توصیه برای مدیریت عملکرد و جبران خدمات موفق

مدیریت عملکرد و جبران خدمات موفق یکی از مهمترین فرآیندهای منابع انسانی است. برای اجرای موفق این فرآیند هفت توصیه به شرح زیر ارائه می گردد:

هدفتان از توسعه ابتکارات مدیریت عملکرد را مشخص نمایید

زمانی که به دنبال توسعه یک برنامه مدیریت عملکرد هستید، باید تکلیفتان با خودتان روشن باشد که از این برنامه چه می‌خواهید و قصد دارید چه بهره‌ای از آن ببرید. برای تعیین اهداف می‌توانید سوالات زیر را بپرسید:

آیا می‌خواهید بهره‌وری را افزایش دهید؟
آیا قصد دارید رهبران بالقوه را شناسایی و توسعه دهید؟
آیا به دنبال بهینه‌سازی روند تخصیص مشوق‌ها هستید؟
آیا هدف شما بهبود نگهداشت یا جلب مشارکت بیشتر کارکنان است؟

اگر بدانید برنامه‌ مدیریت عملکردتان باید چه اهدافی را محقق کند، آنگاه مسیر توسعه آن هموارتر بوده و موفقیت و ناکامی احتمالی‌‎تان بهتر قابل ارزیابی خواهد بود.

هدف‌گذاری عملکرد را به تلاشی تیمی تبدیل کنید

از تیم‌تان بخواهید در تعیین اهداف شما را یاری دهند تا هم خود را از سوءتفاهم‌های احتمالی نجات دهید و هم به کارکنان حس ارزشمند بودن بدهید. وقتی اهداف به‌صورت مستمر با هم‌فکری اعضای تیم تعیین شوند، مشارکت آنان در مرحله اجرای برنامه نیز افزایش می‌یابد. برای موفقیت هرچه بیشتر این فرایند، اهداف کارکنان را با اهداف تیم و سازمان همسو سازید. همان‌طور که یک مدیر مهارت‌ها، شایستگی‌ها و عملکرد هر یک از اعضای تیم خود را می‌داند باید از اهداف فردی‌شان نیز آگاهی داشته باشد که راهِ آن از گفتگوهای دوستانۀ مستمر می‌گذرد. اهداف سازمان (آنهایی که مرتبط‌تر هستند) را هر از چندگاهی به افرادتان یادآوری کنید و مزایای همسویی اهداف شخصی و سازمانی را برایشان بازگو کنید. هنگامی که کارکنان درک کنند که فعالیت‌ها و عملکرد روزانه آنها چگونه بر تحقق اهداف تیم و سازمان تأثیر می‌گذارد، احساس مسئولیت بیشتری نسبت به نقش خود پیدا می‌کنند.

برگزاری جلسات مستمر تک‎به‎تک با کارکنان را پشت گوش نیندازید

دلایل خوبی برای برگزاری جلسات تک‎به ‎تک به میزبانی مدیران وجود دارد که مطلع بودن نسبت به دغدغه‎های اعضای تیم و چگونگی پیشرفت پروژه‌ها یکی از این موارد است. سعی کنید در این جلسات بیشتر شنونده باشید تا گوینده. بگذارید کارکنان از ظن خود یار شما شوند و چالش‌های و دغدغه‌های موجود را از نقطه نظر خودشان بیان کنند. ذهن‌تان را باز کنید و به این جلسات به‌عنوان یافتن راهی برای شناخت و رفع دغدغه‎های خود و کارکنانتان بهره ببرید. نکته مهم دیگر که این جلسات را پربار می‌سازد، ارائه بازخورد سازنده به کارکنان است. ارائه بازخورد یکی از مهمترین مهارت‌هایی است که مدیران باید به آن مسلط شوند. برای ارائۀ بازخورد موثر بهتر است در ابتدا بر دستاوردهای افرد تمرکز کنید و پس از تمجید از آنان، نکاتی اصلاحی درخصوص عملکردشان را گوشزد کنید. در این فرایند رعایت انصاف و دقت را فراموش نکنید.

انگیزه‎های مختلف کارکنان را شناسایی کرده و مورد توجه قراردهید.

هر کدام از کارکنانتان با تجربه چیزهایی در سازمان انگیزه‎مند و مشتاق می‎شوند. این موارد می‎تواند پرداخت خوب، معنادار بودن کار، فرهنگ سازمانی سالم، به‌رسمیت شناخته شدن و اعتماد از سوی مدیران، دیده شدن کارها و قدردانی به‌موقع، فرصت‌هایی برای پیشرفت شغلی و مسیری روشن برای رشد باشد. یک برنامه مدیریت عملکرد کارآمد، با اتخاذ رویکرد شخصی‎سازی، انگیزه‎های منحصربفرد هر یک از کارکنان را شناسایی کرده و بستر تحقق آن‎ها را تا حد امکان فراهم می‎کند. وقتی کارکنان انگیزه و ارزش مورد نظرشان را به‎دست آورده و تجربه ‌کنند، آنگاه شما می‎توانید انتظار عملکرد خوب و بهره‎وری بالا از انان داشته باشید.

برای ارزیابی همه‎جانبه از داده‎های کمی و کیفی در کنار هم استفاده کنید

ارزیابی چه در مورد نرخ بازگشت سرمایه باشد و چه در مورد عملکرد کارکنان، همواره یکی از کلیدی‌ترین مسئولیت‌های مدیران است. فرایند ارزیابی موضوعی پیچیده است و فقط با اعداد و به‎صورت کمی نمی‎توان آن را انجام داد. به‌عنوان مثال، کارگری ممکن است به هدف تولید خود در یک ماه نرسیده باشد، اما در همان ماه مشغول آموزش برخی از استخدام‌شدگان جدید بوده باشد. بنابراین هر فرایند ارزیابی منجمله ارزیابی عملکرد کارکنان باید شامل معیارهای کمی و کیفی باشد. ارزیابی‎های کمی معمولا کار راحتی نیستند و ارزیابی‌های کیفی نیز گاهی جانبدارانه هستند، پس ترکیبی از این هر دو می‌تواند ایده بهتری برای شما باشد.

فرهنگ عملکردمحور را در سازمان خود پرورش دهید

هنگامی که کارکنان را به‌گونه‌ای هدایت می‌کنید که با بازخورد مستمر و یادگیری مداوم، انگیزه‎مند شده و مشارکت‌شان جلب ‌شود، در واقع در حال پرورش فرهنگی هستید که کارکنان بتوانند در آن رشد و پیشرفت کرده و سازمانتان را نیز به اهدافش برسانند. باید اطمینان حاصل کنید که در سازمان‌تان ارزش‌های مشترک و همسویی فرهنگی در خصوص اهمیت ایجاد عملکرد عالی و بهره‎وری بالا وجود دارد. در سازمان‎های دارای فرهنگ عملکردمحور، کارکنانی که نمی‎توانند پابه‎پای همکارانشان در خلق عملکرد و بهره‎وری مشارکت معنادار داشته باشند، معمولا خودشان شرکت را ترک می‎کنند.

از کارکنان بخواهید سیستم مدیریت عملکردتان را نقد کنند

پس از اتمام هر چرخه یا فعالیت ارزیابی، برای اطمینان از اینکه سیستم مدیریت عملکرد تأثیر مثبت و موثری دارد، باید به کارکنان اجازه دهید تا سیستم شما را ارزیابی کنند. ببینید آیا آنها در مورد اینکه برای بهبود عملکردشان چه کارهایی باید انجام دهند، توجیه شده‌اند؟ آیا متوجه شده‌اند که چگونه خود را با کمک کسب‌وکارتان رشد دهند؟ آیا احساس می‌کنند که این سیستم برای حمایت و پشتیبانی از آنان ساخته شده است؟ بازخوردشان را بگیرید و سپس اصلاحات لازم را در سیستم مدیریت عملکرد خود انجام دهید تا اطمینان یابید که هر روز و ماه و سال، بهتر از سال قبل عمل می‎کنید.

برگرفته از کتاب مدیریت منابع انسانی دیجیتال نوشته مهدی شامی زنجانی و محسنه اسدی، انتشارات آریاناقلم (۱۴۰۲)