مطالعه موردی دانشگاه‌های دیجیتال (بخش دوم)
در مطالب قبلی با دانشگاه دیجیتال، ویژگی‌های آن و بخش اول مطالعه‌های موردی آشنا شدیم. در این مطلب به بررسی مدل‌های دانشگاه دیجیتال علمی کاربردی بیله‌فلد، فنی برنو، متروپولیتن اسلو، اوکلند نیوزلند و وسترن سیدنی می‌پردازیم.
دانشگاه علمی کاربردی بیله‌فلد (۲۰۱۹)
دانشگاه علمی کاربردی بیله‌فلد، مؤسسه آموزش عالی متوسط با بیش از ده هزار دانشجو در پنج دانشکده بوده و نتیجه گرایش گسترده سال ۱۹۶۰ در آلمان غربی به سمت آموزش بیشتر مهندسان و مدیران سطح متوسط است. عواملی مانند رشد تعداد دانشجویان به ویژه در مقطع کارشناسی، قرار گرفتن این دانشگاه در یک منطقه روستایی و نسبت رو به رشد مهاجران نسل اول و دوم، این دانشگاه را به سمت دیجیتالی‌سازی و بین‌المللی شدن سوق می‌دهد. استراتژی دیجیتالی‌سازی این نهاد در مرحله فعلی، بر ساختارها و فرایندهای اصلی اداری متمرکز است.
در راستای حرکت به سمت دیجیتالی‌سازی و بین‌المللی شدن، این دانشگاه کارهای زیر را انجام داده است:
دیجیتالی‌سازی که اخیراً در این دانشگاه به عنوان یک هدف مهم استراتژیک در نظر گرفته شده است، پیاده‌سازی آن با موارد زیر همراه است:
- اهداف کلان تأیید شده در سطح دانشگاه
- رویکرد چند پروژه‌ای برای ایجاد مراکز پرورش قابلیت و شایستگی دیجیتال (آموزش و یادگیری، مدیریت، بین‌المللی شدن، مدیریت دارایی‌ها و تسهیلات)
- تصمیم‌گیری در خصوص اولویت‌ها (در سطح دپارتمان و بخش) بر اساس فوریت و تقاضا با تأکید بر ابتکارات اعضای هیئت علمی
- چارچوبی برای پروژه‌های متنوع تحت نظارت یک پلتفرم مرکزی هماهنگ
چالش‌های پیش روی تحول دیجیتال در این دانشگاه عبارتند از:
- حکمرانی و هماهنگی
- شفافیت و جریان اصلی ابتکارات و فرایندها در بخش‌ها
- مشاوره و همراستایی تلاش‌ها در تمامی سطوح
همچنین این دانشگاه قبل از تعیین اولویت در انتخاب ابزارهای پلتفرم دیجیتال، دو مورد را مدنظر قرار داد:
- روش‌های خرید نرم‌افزارهایی در سطح اتحادیه اروپا
- همچنین انتخاب بین نرم‌افزارهای متن‌باز یا نرم‌افزارهای تجاری
درنهایت این دانشگاه با مشخص کردن چالش‌ها و اولویت‌های خود، اهداف و استراتژی‌های زیر را در بخش‌های مختلف تدوین کرده است:
- اهداف، استراتژی‌ها و اولویت‌ها
- بهینه‌سازی ارتباطات
- سریع‌تر کردن فرایندهای خاص
- افزایش شفافیت عملیات
- مدیریت کارآمد چرخه حیات دانشجویی
- بهبود خدمات دانشجویی
- ارائه مزایای جدید به کاربران با ارائه اطلاعات کافی
به نظر می‌رسد دست یافتن به پیروزی‌ها و موفقیت‌های سریع بدون ریسک از دست دادن پویایی و تحرک با تعریف پروژه‌های چندبعدی متعدد، منطق تعیین اولویت‌ها در نظر گرفته شده است. درخصوص فرایندهای جدید در آینده نیز، این موارد توسط مکانیزم‌های هماهنگی کنترل می‌شود.
- استراتژی‌های بازاریابی
این دانشگاه مأموریت‌های آموزشی، پژوهشی و انتقالی قوی اما نه صرفاً منطقه‌ای برای خود دارد. فعالیت‌های بازاریابی و کانال‌ها عبارتند از:
-
- بازاریابی برای دانشجویان و جذب دانشجویان بین‌المللی متقاضی مدرک، از طریق وبسایت‌های ملی این کشور و رسانه‌های اجتماعی و کمپین‌های تبلیغاتی صورت می‌گیرد.
- وب‌سایت دانشگاه
- فعالیت این دانشگاه در نمایشگاه‌های بزرگ بین‌المللی آموزشی
- شرکت در سفرهای اکتشافی مورد هدف کشور توسط سازمان غیرانتفاعی داد
- مدیریت و فرایندها
فرایندهای اصلی این دانشگاه که برای دیجیتالی‌سازی در موج اول اولویت‌بندی شده‌اند:
-
- مدیریت چرخه حیات دانشجویی (درخواست‌ها، ثبت‌نام و وضعیت) و خدمات (ابتکارات آیکمس)
- مدیریت آزمون‌ها و دوره
- مدیریت مالی
- مدیریت دارایی
- مدیریت اسناد
همان‌طور که پیشتر گفته شد، تمرکز اصلی بر دیجیتالی‌سازی فرایندهای اداری کلاسیک و عملکردهای خاص است. آموزش، مدیریت یادگیری، پژوهش و انتقال با تمرکز بر یادگیری الکترونیکی، مدیریت دانش، پشتیبانی یادگیری و سازماندهی پروژه به سمت دیجیتالی شدن پیش می‌روند. به نظر می‌رسد تغییرات ساختاری و بین بخشی در فرایندهای اصلی (به عنوان مثال آن‌هایی که آموزش و پژوهش را با مدیریت مرتبط می‌کنند) که دانشگاه را برای دیجیتالی شدن کلی آماده می‌کنند، به مرحله دوم اصلاحات اختصاص داده شده است.
دانشگاه فنی برنو (۲۰۱۹)
دانشگاه فنی برنو، دانشگاهی است که در شهر برنو، کشور جمهوری چک واقع شده است. دانشگاه برنو در سال ۱۸۹۹ میلادی تاسیس شده است و در ابتدا فقط یک دوره مهندسی عمران را ارائه می‌داد. این دانشگاه توسعه یافت و تبدیل به یک دانشگاه بزرگ در کشور چک شد و هم اکنون بیش از ۲۴،۰۰۰ دانشجو در ۸ دانشکده این دانشگاه به تحصیل مشغول هستند. اکنون این دانشگاه بزرگترین دانشگاه فنی در جمهوری چک است.
دیجیتالی‌سازی این دانشگاه در طول سال‌های گذشته، به صورت غالب بر رویه‌های اداری داخلی مانند فرم‌های درخواست، توافقات مالی یا مدیریت پویایی (فعالیت‌ها) متمرکز بوده است. اصول اولیه با ثبت فعالیت‌های دانشجویان و کارکنان، برنامه‌ریزی بودجه و پرینت خودکار قراردادهای کاری است. مؤسسات همکار و شرکا ثبت شده‌اند و درخواست الکترونیک برای همکاری‌های آتی اضافه و ذخیره می‌گردد. با این حال پایگاه داده موجود بهره‌وری پایین‌تری نسبت به هدف تعیین شده دارد و تعداد کمی از کاربردهای مورد انتظار آتی را ارائه می‌دهد.
در بهار سال ۲۰۱۹، دفتر روابط خارجی، پروژه‌ای را با شریک جدید و پایگاه داده مورد توافق، آغاز کرده است که قرار بود تا سال ۲۰۲۰ به پایان برسد.
اهداف آن عبارتند از:
- اطلاعات کامل و به روز درباره امکان فعالیت‌های کاری
- نقشه و فرم برنامه تحت وب
- ارائه فرایندها و روش‌های ساده‌سازی شده هم برای موارد خروجی و هم ورودی
- کنترل و ارائه شواهدی برای خدمات خوشامدگویی به کارمند آتی
- تسهیل فرایندهای درخواست و انتخاب دوره‌ها و …
مدیران بخش روابط خارجی در این دانشگاه نیاز به داشتن سیستمی برای تسریع و دیجیتالی کردن فرایندها و به حداقل رساندن بوروکراسی برای هر دو طرف (دانشجویان و دانشگاه)، احساس کرده‌اند. درنتیجه تصمیم گرفته شد که دیجیتالی‌سازی فرایند پویایی بین‌المللی با منابع فعلی در دانشگاه انجام شود. با این حساب، اولویت‌های بخش فناوری اطلاعات دانشگاه به سمت موارد مهم دیگری مانند کمبود کارمند در بخش فناوری اطلاعات که به عنوان یک مانع نیز شناخته شده است، سوق داده می‌شود. در حال حاضر کار با مشخص کردن دقیق شرح وظایف احتمالی و جلسات منظم با بخش فناوری اطلاعات در مورد مشکلات مورد بحث یا تعیین وظایف فرعی برای دستیابی به هدف گام به گام آغاز شده است.
با برگزاری جلسات متعدد، نیازمندی‌های جدیدی برای طراحی سیستم و تنظیمات بهتر آن ارائه می‌شود که باید در فرایند دیجیتالی‌سازی لحاظ گردد، درنتیجه فرایند دیجیتالی‌سازی از آن‌چه که دانشگاه در نظر داشت، طولانی‌تر است. در حال حاضر این دانشگاه در نقطه‌ای است که بخش فناوری اطلاعات برای به اشتراک‌گذاری داده‌ها، سیستم‌های موجود را به هم متصل کرده و زمانی که طراحی سیستم‌ها به پایان رسد، می‌تواند به صورت مرحله به مرحله وارد سیستم شوند و در آینده نزدیک مورد آزمایش قرار گیرند.
ایده اصلی دیجیتالی شدن دانشگاه، در بین‌المللی‌شدن دانشگاه می‌باشد تا دانشگاه به اطلاعات حاصل از توافق‌نامه‌های دو جانبه و تفاهم‌نامه همکاری با دانشجویان و کارکنان (فعلی و آتی) برای به دست آوردن برخی اطلاعات آماری و استراتژیک و داشتن اطلاعات واقعی در یک لحظه در یک مکان، دست یابد. همچنین فرایندها و اسناد باید دیجیتالی شوند، به بیان دیگر موضوعات کاغذی مانند اسناد موردنیاز (به عنوان مثال توافق‌نامه یادگیری، متن سوابق، توافقات کارآموزی و غیره) باید به صورت الکترونیکی انجام شود. برای مثال در خصوص فرایندها بسیاری از دانشجویان از اضافه کاری در امور اداری شکایت دارند. با توجه به ماهیت این دانشگاه به عنوان یک دانشگاه فنی، دانشجویان قبلاً به انواع ارتباطات آنلاین که توسط بسیاری از اساتید دانشگاهی در زمینه‌های حرفه‌ای هدایت می‌شوند، عادت کرده‌اند و فرم‌های درخواست آنلاین یا فیزیکی برای آنها وقت‌گیر است چرا که آنان باید اطلاعات غیرضروری را در آن تکمیل کنند. فرایند پر کردن فرم درخواست آموزشی اراسموس توسط دانشجویان، پیگیری اداری آن و تحویل به ضامن و معاون دانشکده برای تأیید و سپس ارسال آن به دانشگاه خارج از کشور، فرایندی زمان‌بر و دشوار هم برای دانشجویان و هم برای دانشگاه است که باید به سمت دیجیتالی شدن رود.
- بازخورد دیجیتالی‌سازی برای بین‌المللی‌شدن
تا به امروز این دانشگاه هیچ شناخت قبلی با یک نظرسنجی رسمی بین دانشجویان و کارمندان درمورد دیجیتالی شدن ندارد. این دانشگاه بازخورد غیررسمی از طریق جلسات تیم پروژه یا رویدادهای دانشجویی و به ویژه بعد از فعالیت‌های کاری دریافت می‌کند. خارج از دانشگاه برنو، ابتکاراتی به ویژه از طرف شبکه دانشجویی اراسموس و ارگان‌های دیگر برای بازنگری کلی در فرآیندها، مخصوصا در برنامه اراسموس پلاس وجود دارد که برجسته‌ترین برنامه است و باید به عنوان نمونه‌ای از اقدامات خوب در آینده باشد. خواسته‌های مشترک شامل منطقی‌سازی و ساده‌سازی اسناد است.
در ادامه به مزایا و موانع دانشگاه برنو در فرایند دیجیتالی و بین‌المللی شدن اشاره می‌شود.
- مزایا
- سرعت بخشیدن و کاهش بوروکراسی در دانشگاه از دید دانشجویان
- کاهش زمان و ذخیره‌سازی آن برای دانشجویان و دانشگاهیان
- امکان دسترسی به اطلاعات و آمارها در هر لحظه و هر مکان
- کاهش حجم کاری اداری و افزایش کارآمدی کارکنان
- موانع
- در رابطه با ادغام سیستم‌ها، برخی دانشکده‌ها با سیستم‌های خود کار می‌کنند.
- کمبود نیروی فناوری اطلاعات
- همکاری بین واحد بین‌الملل و واحد توسعه فناوری اطلاعات و اولویت‌بندی موارد توسعه‌ای لازم
دانشگاه متروپولیتن اسلو (۲۰۱۸)
دانشگاه متروپولیتن اسلو یک دانشگاه دولتی در اسلو و آکرشوس در نروژ است. این دانشگاه، درنتیجه ادغام بسیاری از کالج‌های حرفه‌ای پیشین در منطقه بزرگ اسلو به وجود آمده است و در حدود ۱۴۰۰ کارمند دانشگاهی، حدود ۲۰،۰۰۰ دانشجو و حدود ۸۰۰ کارمند پشتیبانی اداری دارد. این دانشگاه در سال ۲۰۱۸ اقدام به تدوین سندی با عنوان «دانشگاه دیجیتال برای آینده» نموده و استراتژی‌های دیجیتالی خود را تا سال ۲۰۲۴ تدوین کرده است که در شکل ۲۶ نمایش داده می‌شود. در این سند، اهدافی از جمله «برتری در پژوهش و آموزش»، «برخورداری از محیطی منعطف و معنادار» و «سازمانی در ارتباط با محیط پیرامون خود» از اهداف دانشگاه دیجیتال آینده تعریف شده است.
در کنار این موارد، این سند بر ایجاد نوآوری، ایجاد بینش، خودکارسازی و ساده‌سازی فرایندها و تأکید بر انعطاف‌پذیری اشاره دارد.
از قواعد کلی این دانشگاه نیز می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ما خدمات و راه‌حل‌های خود را بر اساس نیازهای کاربران قرار می‌دهیم.
- ما در اولویت‌های آموزشی و پژوهشی خود، به استفاده از فناوری‌ها توجه می‌کنیم.
- ما به جای توسعه کلی راه‌حل‌ها، از راه‌حل‌های پیشرو در بخش‌های خود یا سایر بخش‌ها استفاده می‌کنیم.
- ما از دانش در فرایندهای تصمیم‌گیری استفاده می‌کنیم.
- ما تلاش می‌کنیم تا مطمئن شویم که مدل‌های مدیریتی و مشوق‌ها، روش‌های کاری را تسهیل می‌کنند.
- ما از حریم خصوصی و امنیت اطلاعات محافظت می‌کنیم.
شکل ۱. استراتژی‌های دانشگاه متروپولیتن اسلو
دانشگاه اوکلند نیوزلند (۲۰۱۸)
دانشگاه اوکلند یک دانشگاه تحقیقاتی پیشرو و از مهم‌ترین دانشگاه‌های کشور نیوزیلند واقع در شهر آوکلند است که جزء یک درصد برتر دانشگاه‌های جهان می‌باشد. بر اساس آخرین رده‌بندی علمی دانشگاه‌های معتبر دنیا این دانشگاه در رتبه ۸۱ قرار دارد. این دانشگاه در خروجی‌های پژوهشی، در جذب بهترین دانشجویان داخلی و خارجی و همچنین جذب و نگه‌داشت محققان تراز اول، اساتید و کارکنان با رقابت رو‌به‌رو است. این فضای رقابتی در برابر فشارهای دو جانبه بودجه محدود و تأمین انتظارات مشتریان، دانشگاه را به سمت توسعه تجربه، افزایش درآمد و کاهش هزینه‌ها سوق می‌دهد.
محرک‌های فناوری اثرگذار بر آموزش عالی بر سه نگرانی اساسی تأکید دارند که اصلی‌ترین آن استراتژی دیجیتال است:
- استراتژی دیجیتال: بیانگر استفاده از فناوری برای درک بهتر و برآورده کردن نیازهای مشتری و ارائه تعاملات مطلوب و تجربیات منسجم برای مشتریان می‌باشد
- تجزیه و تحلیل: منظور فراتر رفتن از هوشمندی کسب‌وکار در کسب‌وکارهای سنتی و ایجاد بینش معنی‌دار از طیف گسترده‌ای از منابع داده‌ای است
- امنیت سایبری: اطمینان از اینکه دانشگاه‌ها و مؤسسات از یک محیط ایمن در مقابل مردم، فرهنگ و فناوری برخوردار باشند.
در این سند بر برنامه‌های ارتقا تجربه ذینفعان مختلف از جمله پژوهشگران، دانشجویان، اساتید، کارکنان، دانش‌آموختگان و شرکای خارجی تأکید می‌شود. در کنار این موارد، اساس موفقیت در تحول دیجیتال موارد زیر است:
- قابلیت‌ها و مهارت‌های دیجیتال: افراد برای پیشرفت در دنیای مدرن به طور مؤثر و ایمن به مهارت‌ها و توانایی‌های دیجیتالی نیاز دارند و دانشگاه وظیفه ایجاد این فضا را به عهده دارد. مهارت‌های جدید جایگزین مهارت‌ها و دانش امروزی افراد نمی‌شوند، بلکه مکملی برای تفکر و عملکرد افراد هستند و فرصت‌های جدید را فراهم می‌کنند. استفاده از چارچوب قابلیت‌های دیجیتال، دانشگاه را قادر می‌سازد تا نیازهای مشتریان خود را تعیین، برنامه‌های آموزشی ایجاد و تجاربی را طراحی کند که جوامع را رشد می‌دهد و آنها را برای تبدیل شدن به محققان و رهبران فردا آماده خواهد کرد.
- اخلاق دیجیتال: در تحول دیجیتال، داده و تحلیل آن نقش مهمی را برای سازمان‌ها در خصوص ایجاد بینش برای مشتریان و مدل‌های پیش‌بینی ایجاد می‌کنند که در این خصوص باید مواردی مانند حفاظت از یکپارچگی و امنیت داده، اطمینان از دسترسی مناسب و استفاده از داده و جلوگیری از تعصبات در مدل‌های پیش‌بینی رعایت گردد.
- فرهنگ: سازمان‌هایی که به عنوان زبدگان دیجیتال شناخته می‌شوند، چابک، ریسک‌پذیر، دارای فرهنگی قدرتمند برای جلب مشارکت کارکنان و تمرکز بالا بر تجربه مشتری هستند. در چنین سازمان‌هایی باید به مواردی مانند تصمیم‌گیری، توانمند کردن افراد برای تفویض فرایندها و راه‌حل‌ها، تجربه‌گری و نوآوری، از بین بردن سیلوها و تمرکز بر سفر مشتری و پذیرفتن ریسک‌های قابل مدیریت پرداخته شود.
- شبکه‌سازی با شرکا: ایجاد فرصت‌هایی برای همکاری داخلی با پژوهشگران و اساتید دانشگاه و همچنین مشارکت با سازمان‌های خارجی از جمله دولت، صنعت، ارائه‌دهندگان خدمات در اکوسیستم دیجیتال اطمینان می‌دهد که دانشگاه یک رویکرد معاصر، فراگیر و نگاه به بیرون را حفظ می‌کند.
- استراتژی و حکمرانی: استراتژی دیجیتال، جزء اصلی استراتژیک برای تعیین جهت‌گیری فناوری و تصمیم‌گیری در این خصوص برای دانشگاه است. اجرای استراتژی دیجیتال از طریق ساختارهای موجود کنترل و هدایت می‌شود. پیاده‌سازی حکمرانی نیز با استراتژی دیجیتال و معماری هدایت می‌شود و گزارش پیشرفت منظم آن به کمیته مشاوره‌ای فناوری اطلاعات و در اختیار گروه های مرتبط نیز قرار می‌گیرد.
- سرمایه‌گذاری دیجیتال: تصمیمات سرمایه‌گذاری آتی بر مبنای معیارهای متفاوتی نسبت به معیارهای گذشته صورت می‌گیرد، در حالی که هنوز بر عوامل اصلی مانند کارایی و اثربخشی تأکید می‌شود. ارزشمندترین سرمایه‌گذاری‌ها به طور مستقیم بر عملکرد، چهره و توانایی دانشگاه اثرگذار است به طریقی که با حفظ یا بهبود رتبه جهانی دانشگاهی منعکس می‌شود. برخی از معیارهای تصمیم‌گیری برای سرمایه‌گذاری دیجیتال مشتری‌محوری، سودمحوری، کاهش هزینه و پذیرش ریسک‌های مدیریت شده است.
- خدمات دیجیتال: یک بستر قابل اعتماد برای خدمات فناوری‌محور اصلی پیش‌نیاز دانشگاه برای ارائه خدمات قابل اعتماد است که از تجربیات منسجم مشتری پشتیبانی می‌کند و اساس محکمی را برای نوآوری فراهم می‌آورد.
دانشگاه وسترن سیدنی (۲۰۱۸)
دانشگاه وسترن سیدنی قصد دارد که توانایی خود در به حداکثر رساندن فرصت‌های ارائه شده توسط فناوری‌های دیجیتال را به قابلیت اصلی سازمانی تبدیل کند و در این راستا نیز موفق عمل کرده است. با انجام اینکار کادر علمی، پژوهشگران و دانشجویان در روند رشد دانشگاه را پیشرفت کرده و شکوفا می‌شوند، دسترسی به جامعه محلی و بین‌المللی را توسعه می‌یابد و پتانسیل همه یادگیرنده‌ها بالفعل خواهد شد.
این دانشگاه ۶ هدف اصلی در برنامه استراتژیک خود با تمرکز با خدمات و فناوری دیجیتال دارد. ارتقا تجربه دیجیتال، تسهیل پژوهش در سطح جهان، بهبود تعامل دانشگاه، ایجاد قابلیت دیجیتال، تقویت نوآوری و تمرکز بر کسب‌وکار فناوری اطلاعات از جمله اهداف استراتژیک دانشگاه هستند. هر کدام از این اهداف در ادامه شرح داده می‌شوند.
- ارتقاء تجربه دیجیتال
دانشجویان، پژوهشگران و کارکنان می‌توانند با استفاده از مجموعه‌ای کارآمد از فناوری‌های دیجیتال در هر زمان، مکان و از طریق هر دستگاهی به صورت منعطف، یاد بگیرند، آموزش دهند و کار کنند.
- تسهیل پژوهش در سطح جهان
دانشگاه وسترن سیدنی با ارائه سهل خدمات دیجیتال، به عنوان یک رهبر در زمینه فعالیت‌های پژوهشی شناخته شود.
- بهبود تعامل دانشگاه
فناری اطلاعات و خدمات دیجیتال تلاش می‌کنند تا از طریق شرکای فناوری، تحلیل هوشمند و مدیریت روابط با کیفیت بالا، ایجاد فرصت‌ها برای یادگیرنده‌ها را به حداکثر برسانند.
- ایجاد قابلیت دیجیتال
کارکنان و دانشجویان بواسطه مدیریت دانش، پشتیبانی با کیفیت بالا، ابتکارات سلف سرویس، فرصت‌های یادگیری و مهارتی در استفاده از فناوری‌های موجود و استقبال از فناوری‌های جدید به اعتماد به نفس بالایی دست پیدا خواهند کرد.
- تقویت نوآوری
دانشگاه وسترن سیدنی به عنوان پیشرو در استفاده از فناوری‌های نوظهور دیجیتال برای اجرای روش‌های نوآورانه در یادگیری، یاددهی، پژوهش و تعامل شناخته شود.
- تمرکز بر کسب‌وکار فناوری اطلاعات
منظور از این هدف کار مداوم موردنیاز برای پایداری فناوری اطلاعات و خدمات دیجیتال جهت ایجاد حکمرانی، پشتیبانی عملیاتی و پیشرفت‌های کلیدی در راستای اولویت‌های سازمانی می‌باشد.
مقالات مرتبط:
تحول دیجیتال در آموزش (قسمت اول)
تحول دیجیتال و مدل کسب‌وکار دانشگاه‌ها
مطالعه موردی دانشگاه‌های دیجیتال (بخش اول)
مطالعه موردی دانشگاه‌های دیجیتال (بخش سوم)
