پنج نشانه‌ی سازمان‌های چابک از نگاه مکنزی

چابکی را می‌توان یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک سازمان دیجیتال دانست. فناوری‌های دیجیتال نقش گسترده‌ای در تحول فرآیندهای سازمان‌ها به ویژه چابک‌سازی آن‌ها دارند. رقابت استارتاپ‌ها و غول‌های فناوری، افزایش انتظارات از سوی مشتریان و ظهور نوآوری‌های جدید مرتبط، سازمان‌ها را ملزم به پذیرش فناوری‌های جدید و بهره‌مندی از آن‌ها در فرآیندهای خود می‌کند. به منظور حرکت به سمت دیجیتالی‌سازی فرآیندها باتوجه به تحولات سریع عصر دیجیتال سازمان در گام اول می‎‌بایست چابک باشد.
در سازمان‌های سنتی معمول (که در درجه اول برای وضعیت ثبات طراحی شده است) ساختار سلسله مراتبی ایستا و جزیره‌ای با اهداف و تصمیم‌گیری‌هایی از بالا به پایین وجود دارد که بیشترین قدرت حاکم نیز در رأس قرار دارد. برنامه‌ریزی و نظارت، برای جذب ارزش بیشتر برای سهامداران صورت می‌گیرد و ساختار قوی ولی اغلب سخت و کند است.
در مقابل، سازمان چابک (که هم برای ثبات و هم برای وضعیت پویا طراحی شده است) شبکه‌ای از تیم‌ها در یک فرهنگ با محوریت افراد است که در چرخه یادگیری و تصمیمات سریع که به وسیله فناوری امکان‌پذیر می‌باشد، فعالیت و در راستای یک هدف مشترک قدرتمند برای ایجاد ارزش (با کمک همۀ سازمان‌) برای همه سهامداران، حرکت می‌کنند. چنین مدل عملیاتی چابکی، توانایی بازسازی سریع و کارآمد استراتژی، ساختار، فرآیندها، افراد و فناوری را در راستای فرصت‌های ایجاد ارزش و حفظ ارزش را دارد. یک سازمان چابک سرعت و سازگاری را به ثبات می‌افزاید و منبعی مهمی از مزیت رقابتی در شرایط نامشخص، پیچیده و مبهم را برای سازمان ایجاد می‌کند.
از دیدگاه مکنزی سازمان‌های چابک دارای ۵ نشانه مهم هستند که در ادامه به این موارد ارائه می‌شوند.

• استراتژی
تغییر طرز تفکر: از «ما در یک محیط نابرابر، در گرفتن ارزش از رقبا، مشتریان و تأمین‌کنندگان برای سهامدارانمان، موفق می‌شویم» به «با شناخت فرصت‌ها و منابع در دسترس، برای خلق مشترک ارزش برای همه ذینفعان موفق می‌شویم».
سازمان‌های چابک هم افرادی که آن‌ها برایشان ارزش ایجاد می‌کنند و هم چگونگی انجام آن (ایجاد ارزش) را بازسازی می‌کنند. به شدت مشتری‌محور بوده و به دنبال رفع نیازهای متنوع در طول چرخه عمر مشتری هستند. به علاوه، آن‌ها متعهد به ایجاد ارزش برای طیف وسیعی از ذینفعان (مانند کارمندان، سرمایه‌گذاران، شرکا و جوامع) هستند. برای پاسخگویی به نیازهای همه ذینفعان، سازمان‌های چابک رویکردهای منعطفی برای ایجاد ارزش و یکپارچه‌سازی شرکای خارجی برای ورود به سیستم زنجیره ارزش طراحی می‌کنند. نمونه‌هایی از این موارد پلتفرم‌های کسب‌وکاری مانند اوبر و ایربی‌اندبی هستند. این مدل‌های کسب‌وکار نوآور و ماژولار، هم ثبات و هم تنوع و شخصی‌سازی بی‌سابقه‌ای را ممکن می‌سازند. سازمان‌های چابک برای ایجاد انسجام و تمرکز برای مدل‌های ایجاد ارزش توزیع شده، یک چشم‌انداز و هدف مشترک برای سازمان تعیین می‌کنند که به افراد حس مالکیت شخصی و احساسی دهد.
سازمان‌های موفق این استراتژی خود را در مرکز راهی که از آن ارزش کسب می‌کنند، قرار دادند. سازمان‌های چابک که یک رویکرد منعطف و توزیع شده برای خلق ارزش دارند، می‌توانند به سرعت فرصت‌ها را حس و از آن استفاده کنند. افراد در سراسر سازمان به صورت جداگانه و پویا، مراقب تغییرات در محیط بیرونی و سلایق مشتری هستند و مطابق با آن‌ها رفتار می‌کنند. آن‌ها به طرق مختلف به دنبال بازخوردهای ذینفعان هستند.
همچنین این شرکت‌ها می‌توانند منابع را سریع‌تر و منعطف‌تر در جایی که به آن نیاز است، اختصاص دهند. سازمان‌هایی مانند گوگل و تسلا به‌طور مرتب محیط را بررسی می‌کنند. آن‌ها مرتباً پیشرفت ابتکارات را ارزیابی می‌کنند و تصمیم می‌گیرند که آن‌ها را ادامه داده یا متوقف کنند. با استفاده از فرآیندهای استاندارد شده تخصیص سریع منابع، افراد، فناوری و سرمایه به سرعت بین ابتکارات تغییر می‌کنند. این فرآیندها از مدل‌های سرمایه‌گذاری خطرپذیر که معیارهای مشخصی برای اختصاص منابع به ابتکارات برای دوره‌های مشخص دارند و در معرض بررسی منظم هستند، استفاده می‌کنند.
رهبران ارشد سازمان‌های چابک نقش یکپارچه‌کننده را در سیستم‌های توزیع‌شده ایفا کرده، انسجام را فراهم می‌کنند و راهنمایی‌های کاربردی، واضح و راهبردی در مورد اولویت‌ها و دستاوردهای مورد انتظار در سطح سیستم و تیم ارائه می‌دهند. آن‌ها همچنین با مربی‌گری و ارائه بازخورد مکرر افراد را قادر می‌سازند به‌طور مستقل در جهت دستیابی به دستاوردهای تیمی تلاش کنند و ارزشی ملموس را به مشتریان و ذینفعان ارائه کنند.

• شبکه‌ای از افراد بامهارت (ساختار)
تغییر طرز تفکر: از «مردم باید راهنمایی و مدیریت شوند، در غیر این صورت آن‌ها نمی‌دانند چه کاری انجام داده و فقط به فکر خودشان هستند. در این صورت هرج و مرج ایجاد خواهد شد» به «هنگامی که مسئولیت و اختیاری به افراد داده می‌شود، مشارکت آن‌ها افزایش می‌یابد و به خوبی مراقب هستند، راه‌حل‌های مبتکرانه ارائه می‌دهند و نتایج استثنایی به دست خواهد آمد.»
سازمان‌های چابک ساختار سطح بالا را ثابت نگه می‌دارند اما بخش زیادی از ساختار سلسله مراتب سنتی با یک شبکه‌ای منعطف و مقیاس‌پذیر از تیم‌ها جایگزین می‌شود. شبکه‌ها یک روش طبیعی برای سازماندهی تلاش‌ها هستند زیرا آن‌ها آزادی‌های فردی را با هماهنگی جمعی متعادل می‌کنند. برای ساخت یک سازمان چابک، رهبران نیاز دارند تا شبکه‌های انسانی (کسب‌وکاری و اجتماعی)، چگونگی طراحی و ساخت آن‌ها، چگونگی همکاری میان آن‌ها و چگونگی پرورش و حفظ آن‌ها را درک کنند. یک سازمان چابک شبکه‌ای متراکم از تیم‌های توانمندی است که با استانداردهای بالای مسئولیت‌پذیری، تخصص، شفافیت و همکاری فعالیت می‌کنند. سازمان‌های چابک بر چندین عنصر تمرکز می‌کنند:
ساختارهای تخت و شفاف که از راهی که سازمان برای ایجاد ارزش در پیش گرفته است حمایت کند. برای مثال تیم‌ها را می‌توان در گروه‌های عملکردی متمرکز با یک مأموریت مشترک، قرار داد. تعداد تیم‌ها در هر گروه می‌تواند با توجه به پاسخگویی به نیازهای متغیر، مقیاس‌پذیر یا سازگار باشد.
نقش‌ها باید واضح و مسئولیت‌پذیر باشند، به‌طوری‌که افراد بتوانند به جای از دست دادن زمان و انرژی به دلیل نقش‌های نامشخص یا تکراری یا انتظار برای تصویب مدیران، در سراسر سازمان تعامل داشته باشند و بر روی انجام کار تمرکز کنند. در اینجا افراد فعالانه و فوراً هرگونه عدم شفافیت در مورد نقش‌ها را با یکدیگر در میان گذاشته و با نقش‌ها و افراد مانند موجودیت‌های جداگانه رفتار می‌کنند. به عبارت دیگر، نقش‌ها را می‌توان بین افراد به اشتراک گذاشت و افراد می‌توانند چندین نقش داشته باشند.
تصمیم‌گیری‌ها تا حد ممکن در تیم‌های مرتبط، با کارایی بالا و فروم‌های هماهنگ با اعضای محدود گرفته می‌شود. این کار رهبران ارشد را آزاد می‌کند تا بر روی طراحی کل سیستم متمرکز شوند و راهنمایی و پشتیبانی برای تیم‌های مسئول و توانمند که بر فعالیت‌های روزمره کار می‌کنند، فراهم می‌شود.
فعالیت‌هایی برای تبدیل شدن به جوامع دانشی و حرفه‌ای قوی برای افراد، جذب و توسعه استعدادها، اشتراک دانش و تجربه توسعه داده شود و شرایطی در طول دوره‌های مختلف برای افراد برای چرخش بین تیم‌های عملیاتی متفاوت فراهم گردد.
مشارکت‌های فعال و حتی اکوسیستمی که شبکه‌های داخلی را توسعه دهد، ایجاد و یک رابطه معنادار با شبکه خارجی شکل ‌گیرد که سازمان بتواند به بهترین استعدادها و ایده‌ها دسترسی پیدا کرده، بینش‌های جدید خلق کند و با همکاری هم محصولات، خدمات و یا راه‌حل‌های جدید ارائه دهند. در سازمان‌های چابک، افراد روزانه، با مشتریان، تأمین‌کنندگان، افراد دانشگاهی، نهادهای دولتی و سایر شرکا در صنایع موجود و یا مکمل، برای تولید محصولات، خدمات و راه‌حل‌های جدید همکاری می‌کنند.
ایجاد محیط‌های فیزیکی و مجازی باز به طوری‌که افراد بتوانند در محیطی که برایشان محبوب و مساعد است با کارایی بیشتری کار کنند. این محیط‌ها فرصت‌هایی برای تقویت شفافیت، ارتباطات، همکاری و اتفاقاتی غیرمنتظره بین واحدها و تیم‌ها در سراسر سازمان ایجاد می‌کند.

• چرخه یادگیری و تصمیم‌گیری سریع (فرآیند)
تغییر طرز تفکر: از «برای به دست آوردن دستاورد درست، اکثراً به افراد باتجربه و ارشد، برنامه‌ریزی‌های دقیق و تفصیلی ، و چگونگی به حداقل رساندن ریسک در طول مسیر، نیاز است » به «ما در یک محیط دائماً در حال تغییر زندگی می‌کنیم و نمی‌دانیم دقیقاً چه چیزی در آینده رخ خواهد داد. بهترین راه برای به حداقل رساندن ریسک و موفقیت، پذیرش عدم اطمینان و سریع‌ترین و مؤثرترین تلاش‌ها برای کارهای جدید است.»
سازمان‌های چابک در چرخه‌های سریع تفکر و انجام کارهایی قرار دارند که با فرآیند خلاقیت و کارکرد آن‌ها هم‌راستا باشد. این موارد می‌تواند شامل تفکر طراحی، عملیات ناب، توسعه چابک یا اشکال دیگری باشد که این یکپارچگی و تکرار سریع و مداوم تفکر، انجام و یادگیری، توانایی سازمان برای نوآوری و انجام کارها به‌صورت چابک را شکل می‌دهد. این نوع کار با چرخه سریع می‌تواند در هر سطحی تأثیرگذار باشد.
در سطح تیم، سازمان‌های چابک به صورت اساسی، در مورد مدل‌ کار کردن تجدید نظر می‌کنند، از رویکردهای مدیریت پروژه آبشاری به سمت مدل‌های گام به گام حرکت می‌کنند. در سطح شرکت، از مدل چرخه سریع برای سرعت بخشیدن به تفکر استراتژیک و اجرای آن استفاده می‌کنند. به عنوان مثال به جای برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی و بازنگری سالانه سنتی، برخی از سازمان‌ها به سمت استفاده از چرخه‌های سه ماهه، سیستم‌های مدیریت پویا مانند اهداف و نتایج کلیدی و بودجه گردشی ۱۲ ماهه می‌روند. تأثیر عملیاتی این مدل می‌تواند قابل توجه باشد.
چندین ویژگی در مدل چرخه سریع وجود دارد:

سازمان‌های چابک بر تکرار سریع و آزمایش تمرکز دارند. تیم‌ها یک محصول اولیه قابل استفاده را بسیار سریع و معمولاً در یک یا دو هفته ارائه می‌دهند. در طی دوره‌های کوتاه، تیم به صورت مداوم معمولاً روزانه پیشرفت کار را کنترل و به اشتراک می‌گذارد، مسائل را حل می‌کند و از هم‌راستایی تیم اطمینان حاصل می‌کند. در مورد پیشرفت کارها تا به حال و تعیین اهداف برای گام بعدی، برنامه‌ریزی می‌کنند. همه افراد باید در مورد نتیجه نهایی کار خود پاسخگو باشند.
پیروی از یک روش ساختار یافته برای نوآوری باعث صرفه‌جویی در زمان، کاهش دوباره کاری، ایجاد فرصت‌هایی برای راه‌حل‌های خلاقانه و افزایش حس مالکیت، مسئولیت‌پذیری و کمال در تیم می‌شود.
سازمان‌های چابک روش‌های استاندارد کاری برای تسهیل تعامل و ارتباط بین تیم‌ها، شامل استفاده از زبان مشترک، فرآیندها، قالب جلسات، کار اجتماعی یا فناوری‌های دیجیتال دارند و در زمان‌های مخصوص و به صورت حضوری، جایی که تیم‌ها با یکدیگر برای بخشی از هفته یا یک دوره کار می‌کنند، از آن روش‌ها استفاده می‌کنند.
سازمان‌های چابک از نظر ماهیت، عملکردمحور هستند. آن‌ها به دنبال کشف رویکردهای جدید مدیریت پیامد و عملکرد هستند. برای آن‌ها تأثیر کسب‌وکار از خود فعالیت اهمیت بیشتری دارد.
کار در چرخه‌های سریع نیازمند این است که سازمان چابک بر شفافیت کامل اطلاعاتی تأکید داشته باشد تا هر تیم بتواند به سرعت و به راحتی به اطلاعاتی که نیاز دارد دسترسی پیدا کند و این اطلاعات را با دیگران به اشتراک بگذارد. به عنوان مثال، افراد یک واحد به داده‌های فیلتر نشده محصولات، مشتریان و امور مالی دسترسی داشته باشند؛ افراد بتوانند به راحتی سایر افرادی که دانش مرتبط یا علایق مشابه‌ای در سازمان دارند را پیدا کنند و با آن‌ها همکاری کنند؛ به طور آشکارا ایده‌ها و نتایج کار خود را به اشتراک بگذارند. فقط در این صورت است که سازمان می‌تواند یک محیط امن از نظر روانی ایجاد کند که در آن همه موضوعات قابلیت مطرح شدن و بحث و گفتگو دارد و صدای همه شنیده می‌شود.
سازمان‌های چابک به دنبال این هستند که یادگیری مداوم را به جزء ثابتی از دی‌ان‌ای سازمان تبدیل کنند. هرکسی بتواند آزادانه از موفقیت‌ها و شکست‌های خود و دیگران بیاموزد و بر اساس آن دانش و قابلیت‌های جدیدی در نقش‌هایشان ایجاد کند. از طرفی این محیط یادگیرنده باعث خواهد شد که افراد زمانی را نیز به جستجو راه‌هایی برای بهبود فرآیندهای کسب‌وکاری و روش‌های انجام کار اختصاص دهند که درنهایت به بهبود عملکرد کسب‌وکار منجر خواهد شد.
سازمان‌های چابک بر تصمیم‌گیری سریع، کارآمد و مداوم تأکید دارند، احتمال ۷۰ درصد کنونی را به تصمیمات ۱۰۰ درصد آینده ترجیح می‌دهند. به جای برداشتن قدم‌های بزرگ، تصمیمات کوچک در یک چرخه سریع می‌گیرند که به سرعت آن‌ها را آزمایش می‌کنند و آن‌ها را برای چرخه بعدی تنظیم می‌کنند که البته این به معنی أخذ تصمیمات جمعی نیست.

• افراد فعالی که اشتیاق کافی دارند (افراد)
تغییر طرز تفکر: از «برای دستیابی به نتایج مطلوب، رهبران باید با مشخص کردن وظایف و هدایت کار کارمندان، کار را کنترل و هدایت کنند» به «رهبران تأثیرگذار، کارمندان خود توانمند را می‌سازند تا آن‌ها بتوانند سازمان را به سمت تحقق اهداف و چشم‌انداز سوق دهند».
در یک فرهنگ سازمانی چابک، افراد به این دلیل که باید در سازمان مشارکت داشته و توانمند شوند، در مرکز قرار می‌گیرند. سپس آ‌ن‌ها می‌توانند به سرعت، همکارانه و مؤثر به خلق ارزش بپردازند. سازمان‌هایی که در این زمینه عملکرد خوبی دارند، بر رهبری سرمایه‌گذاری کردند که به پرورش افراد با مهارت‌های لازم برای چابکی بپردازد. رهبران در سازمان‌های چابک به جای برنامه‌ریزان، مدیران و ناظران، به معماران و مربیان تبدیل می‌شوند که افراد با بیشترین صلاحیت مرتبط را توانمند سازد.
سازمان‌های چابک یک جامعه منسجم با یک فرهنگ مشترک ایجاد می‌کنند. هنجارهای فرهنگی از طریق رفتار مثبت تعاملی و تأثیر در یک محیط امن، نه از طریق رویه‌ها، فرآیندها یا سلسله مراتب تقویت می‌شوند. سازمان‌های چابک افرادی را جذب می‌کنند که با اشتیاق باطنی کار کنند و به تعالی برسند.

• فناوری
تغییر طرز تفکر: از «فناوری می‌تواند از خدمات، پلتفرم‌ها یا ابزارهای خاصی که به بقیه سازمان‌ها ارائه می‌شود، پشتیبانی کند و مانند اولویت‌ها، منابع و بودجه تعریف شود» به «فناوری یک ابزار برای ایجاد ارزش و واکنش سریع به صورت یکپارچه و در مرکز همه جنبه‌های سازمان در راستای پاسخگویی به نیازهای سریع کسب‌وکارها و ذینفعان آن‌ها است».
برای بسیاری از سازمان‌ها، تجدیدنظر بنیادین در مدل سازمانی نیاز به بازنگری در فناوری‌های زیرساختی و توانمند کردن فرآیندها و محصولات دارد. سازمان‌های چابک به خدمات و محصولاتی نیاز دارند که توانایی رویارویی با شرایط رقابتی و تغییر سلایق مشتریان را داشته باشد. محصولات و خدمات سنتی نیاز دارند که دیجیتال شوند یا به نحوی از دیجیتال استفاده کنند. فرآیندهای عملیاتی نیز باید به سرعت و به طور مداوم تکامل یابند، که این مورد به تکامل معماری فناوری، سیستم‌ها و ابزارها نیاز دارد.
نشانه‌های یک سازمان چابک که در بالا گفته شد به طور خلاصه در جدول ۱ ارائه شده‌اند.

جدول ۱: ویژگی‌ها و روش‌های چابکی سازمان

فناوری‌ها در عصر حاضر کلیدی‌ترین نقش را در تحول فرآیندها بازی می‌کنند. اصلی‌ترین فناوری‌های تحول‌آفرینی‌ که سازمان‌ها باید در دیجیتالی‌سازی فرآیندهای خود مدنظر داشته باشند، عبارتند از هوش مصنوعی، بلاکچین، اینترنت اشیا، کلان‌داده، رایانش ابری، واقعیت مجازی و واقعیت افزوده، بیومتریک و رسانه‌های اجتماعی. ترتیب استفاده از این فناوری‌ها در هر سازمان با توجه به اولویت‌ها و میزان تخصیص سرمایه متفاوت خواهد بود.
موج فعلی تحول دیجیتال توسط فناوری‌های جدیدتری همچون هوش مصنوعی، رباتیک، بلاکچین و اینترنت اشیا انجام می‌شود که پتانسیل تغییر چشم‌انداز سازمان‌ها را دارند. این فناوری‌ها، هنگامی که در کنار یکدیگر استفاده شوند، قادر به ارائه سطوح بسیار عمیق‌تری از شخصی‌سازی و ارتقاء تجربه مشتری، تحول عملیات و فرآیندها خواهد بود.

مقالات مرتبط:

صنعت ۴٫۰ (انقلاب صنعتی چهارم) چیست؟

تحول دیجیتال چیست؟

فناوری دیجیتال چیست؟

رهبری ۴/۰: رهبری مورد نیاز عصر انقلاب صنعتی چهارم

منابع انسانی دیجیتال در یک نگاه (چیستی و چرایی)